Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlich für diese Webseite und für die Verwaltung der Kundenkonten ist die Bergx2 GmbH, Hochriesstr. 46, 85560 Ebersberg, Deutschland, E-Mail: info@bergx2.de, Telefon: +49 89 70074700. vivotempo ist ein Projekt der Bergx2 GmbH Gruppe.

Datenschutzbeauftragter: Zsu Sernc-Urban, erreichbar unter derselben Anschrift oder per E-Mail an info@bergx2.de mit dem Betreff „Datenschutz“.

2. Daten von Beschäftigten: Verarbeitung im Auftrag des Arbeitgebers

Unternehmen nutzen vivotempo, um Urlaub, Arbeitszeiten, Krankmeldungen und weitere Personaldaten ihrer Beschäftigten zu verwalten. Für diese Daten ist das jeweilige Unternehmen verantwortlich. Wir verarbeiten sie nur in seinem Auftrag und nach seinen Weisungen (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO).

Wenn Sie bei einem Kundenunternehmen beschäftigt sind und Fragen zu Ihren Daten haben oder Rechte geltend machen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Arbeitgeber. Erreichen solche Anfragen uns, leiten wir sie an ihn weiter.

Je nach genutzten Funktionen verarbeiten wir dabei:

• Stammdaten wie Name, E-Mail-Adresse, Personalnummer, Abteilung, Eintritt und Austritt
• Urlaub und andere Abwesenheiten
• Arbeitszeiten und Pausen
• Krankmeldungen mit Zeitraum und gegebenenfalls Bescheinigungen; das sind Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO, die nur die vom Arbeitgeber berechtigten Personen sehen
• Merkmale zur Anmeldung am Terminal: PIN, NFC-Karte, QR-Code, Bluetooth-Gerät oder ein Gesichtsmerkmal. Für die Gesichtserkennung wird aus einem Kamerabild ein Merkmalsvektor berechnet und gespeichert. Ob diese Funktion genutzt wird, entscheidet der Arbeitgeber; er braucht dafür in der Regel die Einwilligung der Beschäftigten.

3. Hosting und Server-Protokolle

vivotempo wird bei Vercel Inc. (USA) betrieben. Datenbank, Anmeldung und Dateiablage stellt Supabase Inc. mit Servern in der Europäischen Union (Paris) bereit. Beide arbeiten für uns als Auftragsverarbeiter. Soweit dabei Daten in die USA gelangen, stützen wir uns auf das EU-US Data Privacy Framework und die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Beim Aufruf von Webseite und App verarbeiten die Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browser und Betriebssystem. Das ist für Auslieferung, Stabilität und Sicherheit nötig (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Anbieter speichern diese Protokolle nur kurz und löschen sie automatisch.

Alle Verbindungen sind per TLS verschlüsselt.

4. Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen keine Cookies zu Werbe- oder Analysezwecken. Gespeichert werden nur technisch notwendige Angaben: die Anmeldung im lokalen Speicher Ihres Browsers, die gewählte Sprache (Cookie „locale“), ein Hinweis ohne Anmeldedaten, dass Sie angemeldet sind (Cookie „vt_portal“, damit vivotempo.com direkt das Portal öffnet), und Anzeigeeinstellungen wie das dunkle Design. Diese Speicherung ist für die von Ihnen gewünschten Funktionen unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und braucht keine Einwilligung.

Sie können diese Daten jederzeit in den Einstellungen Ihres Browsers löschen; danach müssen Sie sich neu anmelden.

5. Kundenkonto und Vertrag

Für Registrierung und Kundenkonto verarbeiten wir Firmenname, Name und E-Mail-Adresse der Ansprechperson, Rechnungsanschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und den gebuchten Tarif (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer prüfen wir über den Dienst VIES der Europäischen Kommission.

Rechnungs- und Buchungsunterlagen bewahren wir auf, solange Handels- und Steuerrecht es verlangen, bis zu zehn Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO).

6. Zahlungen

Für die Zahlung kostenpflichtiger Abonnements nutzen wir den Zahlungsdienst Mollie B.V. (Amsterdam, Niederlande). Zahlungsdaten wie Kontoverbindung oder Kartendaten geben Sie direkt bei Mollie ein; wir erhalten nur die für die Buchhaltung nötigen Angaben (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Datenschutzhinweise von Mollie finden Sie unter https://www.mollie.com/privacy.

7. E-Mails und Anmeldung mit zweitem Faktor

Systemmitteilungen wie Bestätigungscodes, Links zum Passwort und Benachrichtigungen zu Anträgen versenden wir über einen Mail-Dienst der Bergx2 GmbH und über Scaleway SAS (Paris, Frankreich).

Codes für die Anmeldung mit zweitem Faktor kommen per E-Mail oder, wenn Sie das wählen, per Threema über das Threema Gateway der Threema GmbH (Schweiz); für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Bei Passkeys speichern wir nur einen öffentlichen Schlüssel; Ihr Fingerabdruck oder Ihr Gesicht verlassen Ihr Gerät dabei nicht.

8. Kontakt und Feedback

Wenn Sie uns per E-Mail schreiben oder in der App Feedback senden, verarbeiten wir Ihre Angaben und mitgesendete Anhänge, um Ihr Anliegen zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO). Wir löschen sie, sobald sie dafür nicht mehr gebraucht werden.

Über das Kontaktformular auf unserer Website verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht sowie freiwillig Firma, Telefonnummer und Unternehmensgröße, außerdem die gewählte Sprache, die Seite, von der Sie schreiben, und das aus der Verbindung abgeleitete Land (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Zum Schutz vor Missbrauch speichern wir statt Ihrer IP-Adresse einen nicht umkehrbaren Prüfwert und löschen ihn nach 30 Tagen. Sie erhalten eine automatische Eingangsbestätigung. Anfragen, aus denen keine Geschäftsbeziehung entsteht, löschen wir spätestens 12 Monate nach ihrer Erledigung.

9. Weitere Dienste

Wir verwenden keine Webanalyse, kein Tracking und keine Werbedienste. Schriftarten, Flaggen und Bilder liefern wir von unseren eigenen Servern aus.

• Feiertage: Beim Import gesetzlicher Feiertage ruft Ihr Browser den öffentlichen Dienst Nager.Date (date.nager.at) auf; dabei wird Ihre IP-Adresse übertragen.

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke nötig ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen. Daten, die wir im Auftrag eines Unternehmens verarbeiten, löschen wir nach dessen Weisung, spätestens nach Ende des Vertrags. Fristen für Zeiteinträge und Krankmeldungen kann das Unternehmen in vivotempo selbst einstellen.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und den Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3).

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach, Deutschland.

12. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.