Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement et délégué à la protection des données

Le responsable du traitement pour ce site web et pour la gestion des comptes clients est Bergx2 GmbH, Hochriesstr. 46, 85560 Ebersberg, Allemagne, e-mail : info@bergx2.de, téléphone : +49 89 70074700. vivotempo est un projet du groupe Bergx2 GmbH.

Délégué à la protection des données : Zsu Sernc-Urban, joignable à la même adresse ou par e-mail à info@bergx2.de en indiquant l'objet « Protection des données ».

2. Données des employés : traitement pour le compte de l'employeur

Les entreprises utilisent vivotempo pour gérer les congés, les temps de travail, les arrêts maladie et d'autres données relatives à leur personnel. Le responsable du traitement de ces données est l'entreprise concernée. Nous ne les traitons que pour son compte et conformément à ses instructions (sous-traitance au sens de l'article 28 du RGPD).

Si vous travaillez pour l'une de nos entreprises clientes et que vous avez des questions sur vos données ou souhaitez exercer vos droits, veuillez vous adresser à votre employeur. Si de telles demandes nous parviennent, nous les lui transmettons.

Selon les fonctionnalités utilisées, nous traitons dans ce cadre :

• Données de base telles que le nom, l'adresse e-mail, le numéro d'employé, le service, les dates d'entrée et de sortie
• Congés et autres absences
• Temps de travail et pauses
• Arrêts maladie avec la période concernée et, le cas échéant, les certificats ; il s'agit de données de santé au sens de l'article 9 du RGPD, que seules les personnes habilitées par l'employeur peuvent consulter
• Données servant à l'identification sur le terminal : code PIN, carte NFC, code QR, appareil Bluetooth ou caractéristique faciale. Pour la reconnaissance faciale, un vecteur de caractéristiques est calculé à partir d'une image de la caméra, puis enregistré. C'est l'employeur qui décide si cette fonction est utilisée ; il doit en règle générale obtenir pour cela le consentement des employés.

3. Hébergement et fichiers journaux des serveurs

vivotempo est hébergé par Vercel Inc. (États-Unis). La base de données, l'authentification et le stockage de fichiers sont fournis par Supabase Inc., avec des serveurs situés dans l'Union européenne (Paris). Tous deux agissent pour notre compte en qualité de sous-traitants. Dans la mesure où des données sont alors transférées vers les États-Unis, nous nous appuyons sur le cadre de protection des données UE-États-Unis (EU-US Data Privacy Framework) et sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Lorsque vous accédez au site web et à l'application, les serveurs traitent des données techniquement nécessaires : adresse IP, date et heure, page consultée, quantité de données transférées, navigateur et système d'exploitation. Ce traitement est nécessaire pour fournir le site web et l'application et pour en garantir la stabilité et la sécurité (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD). Les prestataires ne conservent ces journaux que brièvement et les suppriment automatiquement.

Toutes les connexions sont chiffrées par TLS.

4. Cookies et stockage local

Nous n'utilisons pas de cookies à des fins publicitaires ou d'analyse. Seules les informations techniquement nécessaires sont enregistrées : votre session de connexion dans le stockage local de votre navigateur, la langue choisie (cookie « locale »), un indicateur sans données de connexion signalant que vous êtes connecté (cookie « vt_portal », afin que vivotempo.com ouvre directement le portail) et les préférences d'affichage telles que le thème sombre. Cet enregistrement est strictement nécessaire aux fonctionnalités que vous avez demandées et ne requiert pas de consentement, conformément au § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (loi allemande sur la protection des données dans les télécommunications et les services numériques).

Vous pouvez supprimer ces données à tout moment dans les paramètres de votre navigateur ; vous devrez ensuite vous reconnecter.

5. Compte client et contrat

Pour l'inscription et le compte client, nous traitons le nom de l'entreprise, le nom et l'adresse e-mail de la personne de contact, l'adresse de facturation, le numéro de TVA intracommunautaire et le plan d'abonnement souscrit (article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD). Nous vérifions le numéro de TVA intracommunautaire au moyen du service VIES de la Commission européenne.

Nous conservons les factures et les documents comptables aussi longtemps que le droit commercial et le droit fiscal l'exigent, soit jusqu'à dix ans, conformément au § 257 HGB (Code de commerce allemand) et au § 147 AO (Code fiscal allemand).

6. Paiements

Pour le paiement des abonnements payants, nous faisons appel au prestataire de services de paiement Mollie B.V. (Amsterdam, Pays-Bas). Vous saisissez vos données de paiement, telles que vos coordonnées bancaires ou les données de votre carte, directement auprès de Mollie ; nous ne recevons que les informations nécessaires à la comptabilité (article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD). Vous trouverez la politique de confidentialité de Mollie à l'adresse https://www.mollie.com/privacy.

7. E-mails et authentification à deux facteurs

Nous envoyons les messages système, tels que les codes de confirmation, les liens relatifs au mot de passe et les notifications concernant les demandes, via un service d'e-mail de Bergx2 GmbH et via Scaleway SAS (Paris, France).

Les codes d'authentification à deux facteurs sont envoyés par e-mail ou, si vous le choisissez, par Threema via le Threema Gateway de Threema GmbH (Suisse) ; la Commission européenne a adopté une décision d'adéquation pour la Suisse. Pour les clés d'accès (passkeys), nous n'enregistrons qu'une clé publique ; votre empreinte digitale ou votre visage ne quittent pas votre appareil.

8. Contact et feedback

Lorsque vous nous écrivez par e-mail ou nous envoyez un retour depuis l'application, nous traitons les informations que vous nous communiquez ainsi que les pièces jointes éventuelles afin de donner suite à votre demande (article 6, paragraphe 1, point b) ou f) du RGPD). Nous les supprimons dès qu'elles ne sont plus nécessaires à cette fin.

Via le formulaire de contact de notre site, nous traitons votre nom, votre adresse e-mail et votre message ainsi que, si vous les indiquez, l’entreprise, le numéro de téléphone et la taille de l’entreprise, de même que la langue choisie, la page depuis laquelle vous écrivez et le pays déduit de la connexion (article 6, paragraphe 1, points b) et f) du RGPD). Pour prévenir les abus, nous enregistrons, au lieu de votre adresse IP, une valeur de contrôle irréversible que nous supprimons après 30 jours. Vous recevez un accusé de réception automatique. Les demandes qui ne donnent pas lieu à une relation commerciale sont supprimées au plus tard 12 mois après leur traitement.

9. Autres services

Nous n'utilisons aucun service d'analyse web, de suivi ou de publicité. Nous diffusons les polices de caractères, les drapeaux et les images depuis nos propres serveurs.

• Jours fériés : lors de l'import des jours fériés légaux, votre navigateur interroge le service librement accessible Nager.Date (date.nager.at) ; votre adresse IP est alors transmise.

10. Durée de conservation

Nous ne conservons les données personnelles que le temps nécessaire aux finalités mentionnées ou aussi longtemps que les délais légaux de conservation l'exigent. Les données que nous traitons pour le compte d'une entreprise sont supprimées conformément à ses instructions, au plus tard à la fin du contrat. L'entreprise peut définir elle-même dans vivotempo les durées de conservation des saisies de temps et des arrêts maladie.

11. Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès (article 15 du RGPD), d'un droit de rectification (article 16), d'un droit à l'effacement (article 17), d'un droit à la limitation du traitement (article 18) et d'un droit à la portabilité des données (article 20), ainsi que du droit de retirer, avec effet pour l'avenir, les consentements que vous avez donnés (article 7, paragraphe 3).

Droit d'opposition : lorsque nous traitons des données sur la base d'intérêts légitimes (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD), vous avez le droit de vous opposer à tout moment à ce traitement pour des raisons découlant de votre situation particulière (article 21 du RGPD).

Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle de la protection des données (article 77 du RGPD). L'autorité compétente à notre égard est le Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (Office bavarois de contrôle de la protection des données), Promenade 18, 91522 Ansbach, Allemagne.

12. Modifications

Nous adaptons la présente politique de confidentialité lorsque nos services ou la situation juridique évoluent. La version en vigueur est celle publiée sur cette page.