Informativa sulla privacy

1. Titolare del trattamento e responsabile della protezione dei dati

Il titolare del trattamento per questo sito web e per la gestione degli account dei clienti è Bergx2 GmbH, Hochriesstr. 46, 85560 Ebersberg, Germania, e-mail: info@bergx2.de, telefono: +49 89 70074700. vivotempo è un progetto del gruppo Bergx2 GmbH.

Responsabile della protezione dei dati: Zsu Sernc-Urban, contattabile al medesimo indirizzo postale oppure via e-mail scrivendo a info@bergx2.de con oggetto «Protezione dei dati».

2. Dati dei dipendenti: trattamento per conto del datore di lavoro

Le aziende utilizzano vivotempo per gestire ferie, orari di lavoro, segnalazioni di malattia e altri dati del personale dei propri dipendenti. Titolare del trattamento di tali dati è la rispettiva azienda. Noi li trattiamo esclusivamente per suo conto e secondo le sue istruzioni, in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del GDPR.

Se Lei è dipendente di un'azienda cliente e ha domande sui Suoi dati o desidera esercitare i Suoi diritti, La preghiamo di rivolgersi al Suo datore di lavoro. Le richieste di questo tipo che dovessero pervenire a noi vengono inoltrate al datore di lavoro.

A seconda delle funzioni utilizzate, trattiamo i seguenti dati:

• Dati anagrafici come nome, indirizzo e-mail, numero dipendente, reparto, data di assunzione e di uscita
• Ferie e altre assenze
• Orari di lavoro e pause
• Segnalazioni di malattia con il relativo periodo ed eventuali certificati medici; si tratta di dati relativi alla salute ai sensi dell'art. 9 del GDPR, visibili solo alle persone autorizzate dal datore di lavoro
• Dati di identificazione al terminale: PIN, tessera NFC, codice QR, dispositivo Bluetooth o caratteristiche del volto. Per il riconoscimento facciale viene calcolato e memorizzato un vettore di caratteristiche a partire da un'immagine della fotocamera. Spetta al datore di lavoro decidere se utilizzare questa funzione; a tal fine, di norma, deve ottenere il consenso dei dipendenti.

3. Hosting e file di log del server

vivotempo è ospitato presso Vercel Inc. (USA). Il database, l'autenticazione e l'archiviazione dei file sono forniti da Supabase Inc. con server nell'Unione europea (Parigi). Entrambi operano per nostro conto in qualità di responsabili del trattamento. Qualora in tale contesto vengano trasferiti dati negli USA, ci basiamo sull'EU-US Data Privacy Framework e sulle clausole contrattuali standard della Commissione europea.

Quando si accede al sito web o all'app, i server trattano i dati tecnicamente necessari: indirizzo IP, data e ora, pagina visitata, quantità di dati trasmessi, browser e sistema operativo. Ciò è necessario per garantire l'erogazione, la stabilità e la sicurezza del servizio (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR). I fornitori conservano questi file di log solo per un breve periodo e li cancellano automaticamente.

Tutte le connessioni sono crittografate tramite TLS.

4. Cookie e archiviazione locale

Non utilizziamo cookie a fini pubblicitari o di analisi. Vengono memorizzate solo le informazioni tecnicamente necessarie: la sessione di accesso nella memoria locale del Suo browser, la lingua selezionata (cookie «locale»), un indicatore privo di dati di accesso che segnala che ha effettuato l'accesso (cookie «vt_portal», affinché vivotempo.com apra direttamente il portale) e le impostazioni di visualizzazione, come il tema scuro. Questa memorizzazione è strettamente necessaria per le funzioni da Lei richieste e, ai sensi del § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (Legge tedesca sulla protezione dei dati nelle telecomunicazioni e nei servizi digitali), non richiede alcun consenso.

Può cancellare questi dati in qualsiasi momento dalle impostazioni del Suo browser; in tal caso dovrà effettuare nuovamente l'accesso.

5. Account cliente e contratto

Per la registrazione e la gestione dell'account cliente trattiamo la ragione sociale, il nome e l'indirizzo e-mail del referente, l'indirizzo di fatturazione, la partita IVA e il piano sottoscritto (art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR). Verifichiamo la partita IVA tramite il servizio VIES della Commissione europea.

Conserviamo le fatture e i documenti contabili per il periodo prescritto dalla normativa commerciale e fiscale, fino a dieci anni, ai sensi del § 257 HGB (Codice di commercio tedesco) e del § 147 AO (Codice tributario tedesco).

6. Pagamenti

Per il pagamento degli abbonamenti a titolo oneroso ci avvaliamo del servizio di pagamento Mollie B.V. (Amsterdam, Paesi Bassi). Lei inserisce i dati di pagamento, come le coordinate bancarie o i dati della carta, direttamente presso Mollie; noi riceviamo soltanto le informazioni necessarie per la contabilità (art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR). L'informativa sulla privacy di Mollie è disponibile all'indirizzo https://www.mollie.com/privacy.

7. E-mail e autenticazione a due fattori

Inviamo le comunicazioni di sistema, come codici di verifica, link relativi alla password e notifiche sulle richieste, tramite un servizio di posta elettronica di Bergx2 GmbH e tramite Scaleway SAS (Parigi, Francia).

I codici per l'autenticazione a due fattori vengono inviati via e-mail oppure, se sceglie questa opzione, tramite Threema, attraverso il Threema Gateway di Threema GmbH (Svizzera); per la Svizzera esiste una decisione di adeguatezza della Commissione europea. Nel caso delle passkey memorizziamo soltanto una chiave pubblica; né la Sua impronta digitale né il Suo volto lasciano il Suo dispositivo.

8. Presa di contatto e feedback

Se ci scrive via e-mail o invia un feedback tramite l'app, trattiamo i dati da Lei forniti e gli eventuali allegati per gestire la Sua richiesta (art. 6, par. 1, lett. b) o f) del GDPR). I dati vengono cancellati non appena non sono più necessari a tale scopo.

Tramite il modulo di contatto del nostro sito trattiamo nome, indirizzo e-mail e messaggio e, se indicati, azienda, numero di telefono e dimensione dell’azienda, oltre alla lingua scelta, alla pagina da cui scrivi e al paese ricavato dalla connessione (art. 6, par. 1, lett. b) e f) GDPR). Per prevenire abusi, al posto del tuo indirizzo IP salviamo un valore di controllo non reversibile che cancelliamo dopo 30 giorni. Ricevi una conferma di ricezione automatica. Le richieste da cui non nasce un rapporto commerciale vengono cancellate al più tardi 12 mesi dopo la loro evasione.

9. Altri servizi

Non utilizziamo servizi di analisi web, di tracciamento o pubblicitari. I font, le bandiere e le immagini vengono forniti direttamente dai nostri server.

• Festività: durante l'importazione delle festività legali, il Suo browser accede al servizio pubblico Nager.Date (date.nager.at); in tale occasione viene trasmesso il Suo indirizzo IP.

10. Periodo di conservazione

Conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario alle finalità indicate o per il periodo prescritto dai termini legali di conservazione. I dati che trattiamo per conto di un'azienda vengono cancellati secondo le sue istruzioni, al più tardi al termine del contratto. I termini di conservazione delle registrazioni orarie e delle segnalazioni di malattia possono essere impostati dall'azienda stessa in vivotempo.

11. I Suoi diritti

Lei ha il diritto di accesso (art. 15 del GDPR), di rettifica (art. 16), alla cancellazione (art. 17), alla limitazione del trattamento (art. 18), alla portabilità dei dati (art. 20) e di revoca dei consensi prestati con effetto per il futuro (art. 7, par. 3).

Diritto di opposizione: qualora trattiamo dati sulla base di legittimi interessi (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR), Lei ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento a tale trattamento, per motivi connessi alla Sua situazione particolare (art. 21 del GDPR).

Lei ha inoltre il diritto di presentare reclamo a un'autorità di controllo per la protezione dei dati (art. 77 del GDPR). L'autorità competente per la nostra società è il Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (Ufficio bavarese per la vigilanza sulla protezione dei dati), Promenade 18, 91522 Ansbach, Germania.

12. Modifiche

Adeguiamo la presente informativa sulla privacy in caso di modifiche ai nostri servizi o al quadro normativo. Si applica la versione di volta in volta pubblicata su questa pagina.