Datu apstrādes līgums vivotempo

Preambula

Bergx2 GmbH, Hochriesstr. 46, 85560 Ebersberg, Vācija (turpmāk „apstrādātājs“), darbina programmatūras kā pakalpojuma lietotni vivotempo atvaļinājumu pārvaldībai, darba laika uzskaitei, slimības lapām un citiem personāla uzdevumiem. Tās izmantošanas gaitā tā apstrādā personas datus klienta (turpmāk „pārzinis“) uzdevumā VDAR 4. panta 8. punkta un 28. panta izpratnē. Šis līgums nosaka abu pušu pienākumus un tiesības saskaņā ar VDAR 28. panta 3. punktu.

1. pants. Apstrādes priekšmets un ilgums

(1) Priekšmets. Apstrādātājs nodrošina pārzinim vivotempo kā programmatūru kā pakalpojumu. Šajā nolūkā tas apstrādā 1. pielikumā aprakstītos personas datus tikai saskaņā ar pārziņa norādījumiem.

(2) Ilgums. Līgums ir spēkā no līguma par vivotempo noslēgšanas (pamatlīgums saskaņā ar noteikumiem) un beidzas līdz ar tā beigām. Pienākumi attiecībā uz datu atdošanu un dzēšanu (10. pants) un konfidencialitāti (5. panta 2. punkts) ir spēkā arī pēc tam.

2. pants. Apstrādes veids un nolūks

(1) Apstrādātājs apstrādā datus šādiem nolūkiem:

• vivotempo nodrošināšana: atvaļinājumu un prombūtņu pārvaldība, darba laika uzskaite pārlūkā un terminālī, slimības lapas, veselības prēmija, pārskati un eksporti algu aprēķinam
• Pieteikšanās un piekļuves aizsardzība: parole, otrais faktors, piekļuves atslēgas (passkeys) un identifikācija terminālī
• Paziņojumu sūtīšana lietotnē un pa e-pastu
• Darbība, drošība, kļūdu analīze un atbalsts

(2) Apstrāde apstrādātāja paša nolūkiem, piemēram, reklāmai, profilēšanai vai datu pārdošanai, nenotiek.

3. pants. Datu veidi un datu subjektu kategorijas

(1) Sīkāka informācija ir sniegta 1. pielikumā. Datu subjekti ir pārziņa darbinieki, arī bijušie, kā arī citas personas, kurām pārzinis piešķir piekļuvi vivotempo.

(2) Īpašu kategoriju personas dati (VDAR 9. pants). Atkarībā no izmantotajām funkcijām vivotempo apstrādā veselības datus (slimības lapas ar periodu un attiecīgā gadījumā izziņas) un biometriskos datus (no kameras attēla aprēķinātu sejas pazīmi identifikācijai terminālī, tikai ja pārzinis ieslēdz šo identifikācijas veidu; pats kameras attēls netiek saglabāts). Pārzinis nodrošina, ka šai apstrādei ir tiesiskais pamats; sejas atpazīšanai parasti ir nepieciešama darbinieku brīvprātīga piekrišana. vivotempo ierobežo piekļuvi šiem datiem līdz pārziņa pilnvarotajām lomām.

4. pants. Pārziņa pienākumi un tiesības

(1) Atbildība un norādījumi. Pārzinis ir atbildīgs par apstrādes likumību (VDAR 24. pants). Par norādījumiem uzskata šo līgumu un iestatījumus, ko pārzinis veic vivotempo, piemēram, lomas, tiesības, ieslēgtās funkcijas un glabāšanas termiņus. Citus norādījumus pārzinis sniedz rakstveidā, arī elektroniski.

(2) Darbinieku informēšana. Pārzinis informē datu subjektus par apstrādi saskaņā ar VDAR 13. un 14. pantu.

(3) Pārbaude. Pārzinis pārbauda, vai 2. pielikuma pasākumi ir piemēroti tā apstrādei, un paziņo apstrādātājam par šaubām.

5. pants. Apstrādātāja pienākumi

(1) Norādījumi. Apstrādātājs apstrādā datus tikai saskaņā ar pārziņa dokumentētiem norādījumiem, ja vien to neprasa Savienības vai dalībvalsts tiesību akti; šādā gadījumā tas pirms apstrādes informē pārzini par šo pienākumu, ja vien attiecīgie tiesību akti to neaizliedz. Ja apstrādātājs uzskata, ka norādījums ir nelikumīgs, tas nekavējoties informē pārzini (VDAR 28. panta 3. punkts).

(2) Konfidencialitāte. Visas personas, kurām ir piekļuve datiem, pirms darba uzsākšanas ir apņēmušās ievērot konfidencialitāti (VDAR 28. panta 3. punkta b) apakšpunkts).

(3) Drošība. Apstrādātājs īsteno 2. pielikumā noteiktos tehniskos un organizatoriskos pasākumus (VDAR 32. pants) un pielāgo tos tehnikas līmenim, nepazeminot aizsardzības līmeni.

(4) Palīdzība. Apstrādātājs palīdz pārzinim izpildīt VDAR 32. līdz 36. panta pienākumus, jo īpaši attiecībā uz datu subjektu tiesībām (7. pants), ziņošanu par datu aizsardzības pārkāpumiem (8. pants) un novērtējumu par ietekmi uz datu aizsardzību.

(5) Datu aizsardzības speciālists. Apstrādātāja datu aizsardzības speciālists ir Zsu Sernc-Urban, ar kuru var sazināties iepriekš minētajā adresē vai pa e-pastu info@bergx2.de ar tematu „Datenschutz“.

6. pants. Apakšapstrādātāji

(1) Atļauja. Pārzinis atļauj izmantot 3. pielikumā norādītos apakšapstrādātājus (VDAR 28. panta 2. punkts).

(2) Izmaiņas. Par plānotu apakšapstrādātāja pievienošanu vai nomaiņu apstrādātājs rakstveidā informē vismaz 30 dienas iepriekš, proti, klienta konta administratoru e-pasta adresēs.

(3) Iebildums. Pārzinis šajā termiņā var iebilst pret izmaiņām svarīga ar datu aizsardzību saistīta iemesla dēļ. Ja puses nevienojas par risinājumu, pārzinis var ārkārtas kārtā izbeigt pamatlīgumu.

(4) Saistības. Apstrādātājs ar līgumu uzliek katram apakšapstrādātājam šī līguma pienākumus (VDAR 28. panta 4. punkts).

(5) Trešās valstis. Datu nosūtīšana uz valstīm ārpus ES vai EEZ notiek tikai tad, ja ir izpildīti VDAR 44. līdz 49. panta nosacījumi, jo īpaši pamatojoties uz lēmumu par aizsardzības līmeņa pietiekamību, tostarp ES un ASV datu privātuma regulējumu (EU-US Data Privacy Framework), vai Eiropas Komisijas standarta līguma klauzulām.

7. pants. Datu subjektu tiesības

(1) Apstrādātājs ar atbilstošiem tehniskiem un organizatoriskiem pasākumiem palīdz pārzinim nodrošināt VDAR III nodaļā noteiktās tiesības (piekļuve, labošana, dzēšana, ierobežošana, datu pārnesamība, iebildumi). Šim nolūkam vivotempo cita starpā piedāvā funkcijas datu labošanai, eksportēšanai un dzēšanai.

(2) Ja datu subjekti vēršas tieši pie apstrādātāja, tas nekavējoties pārsūta pieprasījumu pārzinim un atbild uz to tikai pēc pārziņa norādījuma.

8. pants. Ziņošana par datu aizsardzības pārkāpumiem

(1) Apstrādātājs nekavējoties, ja iespējams, 24 stundu laikā pēc uzzināšanas, informē pārzini par katru personas datu aizsardzības pārkāpumu savā atbildības jomā vai pie apakšapstrādātāja.

(2) Paziņojumu rakstveidā nosūta klienta konta administratoriem, un tajā, ciktāl zināms, ietver VDAR 33. panta 3. punktā prasīto informāciju: pārkāpuma veidu un apjomu, skarto personu skaitu, iespējamās sekas un veiktos pasākumus.

(3) Paziņošana uzraudzības iestādei (VDAR 33. pants) un datu subjektiem (VDAR 34. pants) ir pārziņa pienākums; apstrādātājs palīdz tam ar visu nepieciešamo informāciju.

9. pants. Pierādījumi un pārbaudes

(1) Pēc pieprasījuma apstrādātājs sniedz pārzinim visu informāciju, kas nepieciešama šī līguma pienākumu izpildes pierādīšanai, jo īpaši 2. un 3. pielikuma aktuālo versiju, kā arī datu centru operatoru sertifikātus un revīzijas ziņojumus.

(2) Pēc iepriekšēja paziņojuma vismaz četras nedēļas iepriekš pārzinis var pārliecināties par pasākumu ievērošanu, arī uz vietas parastajā darba laikā. Pārbaudes nedrīkst nesamērīgi traucēt darbību, un bez īpaša iemesla tās notiek ne biežāk kā reizi kalendārajā gadā. Pārbaudītājiem jābūt apņēmušies ievērot konfidencialitāti.

10. pants. Atdošana un dzēšana

(1) Līguma darbības laikā pārzinis pats var labot un dzēst datus vivotempo un iestatīt glabāšanas termiņus laika ierakstiem un slimības lapām.

(2) Pēc pamatlīguma beigām apstrādātājs pēc pārziņa izvēles datus atdod (eksports izplatītā, mašīnlasāmā formātā) vai dzēš, ne vēlāk kā 30 dienas pēc līguma beigām, ja vien nav juridiska pienākuma tos glabāt.

(3) Rezerves kopijas tiek pārrakstītas parastajā rezerves kopēšanas ciklā, ne vēlāk kā pēc 30 dienām. Pēc pieprasījuma apstrādātājs rakstveidā apstiprina dzēšanu.

(4) Apstrādātāja likumā noteiktie glabāšanas pienākumi, piemēram, attiecībā uz grāmatvedības dokumentiem saskaņā ar Vācijas Komerckodeksa (HGB) 257. paragrāfu un Vācijas Nodokļu kodeksa (AO) 147. paragrāfu, paliek neskarti.

11. pants. Atbildība un nobeiguma noteikumi

(1) Atbildību regulē pamatlīguma (noteikumu) noteikumi un VDAR 82. pants.

(2) Šī līguma grozījumiem nepieciešama rakstveida forma, arī elektroniska. Apstrādātājs paziņo par jaunām versijām vismaz 30 dienas pirms to stāšanās spēkā (skatīt „Spēkā stāšanās“).

(3) Ja šis līgums ir pretrunā ar pamatlīgumu, datu aizsardzības jautājumos noteicošais ir šis līgums.

(4) Ja kādi noteikumi ir spēkā neesoši, tas neietekmē pārējo noteikumu spēkā esamību.

(5) Piemēro Vācijas tiesības, izņemot ANO Konvenciju par starptautiskajiem preču pirkuma-pārdevuma līgumiem. Ciktāl to pieļauj likums, piekritīgā tiesa ir apstrādātāja juridiskās adreses vietā.

1. pielikums. Apstrādes apraksts

• Priekšmets: vivotempo nodrošināšana kā programmatūra kā pakalpojums, ieskaitot mitināšanu, datu glabāšanu, pieteikšanos, paziņojumus un atbalstu
• Ilgums: pamatlīguma darbības laiks un ne vairāk kā 30 dienas pēc tam datu atdošanai un dzēšanai
• Apstrādes veids: vākšana, reģistrēšana, glabāšana, strukturēšana, pielāgošana, aplūkošana, analīze, darīšana pieejamu pilnvarotiem lietotājiem, dzēšana
• Datu subjekti: pārziņa darbinieki (arī bijušie), administratori un citi lietotāji, kuriem pārzinis piešķir piekļuvi
• Pamatdati: vārds, uzvārds, e-pasta adrese, personāla numurs, nodaļa, loma, darba sākuma un beigu datums, darba valsts, laika josla, profila attēls
• Prombūtnes: atvaļinājuma pieprasījumi un lēmumi ar komentāriem, atvaļinājuma atlikums un pārnesums, citas prombūtnes
• Darba laiks: sākums, beigas, pārtraukumi, labojumi, reģistrācijas laiks un terminālis, piemaksas un atlikumi
• Veselības dati (VDAR 9. pants): slimības lapas ar periodu un augšupielādētām izziņām, slimības dienas veselības prēmijai
• Pieteikšanās dati: e-pasta adrese, parole (tikai jaucējvērtības veidā), otrais faktors (e-pasta adrese vai Threema ID), piekļuves atslēgu publiskās atslēgas
• Identifikācija terminālī: PIN, NFC kartes ID, QR kods, Bluetooth ierīces ID; pēc pārziņa vēlēšanās sejas pazīme kā pazīmju vektors (biometriskie dati VDAR 9. panta izpratnē)
• Žurnāli: izmaiņu žurnāls ar laiku un darbību veikušo personu, tehniskie servera žurnāli (IP adrese, laiks, pieprasītā adrese)
• Paziņojumi: paziņojumi lietotnē un pa e-pastu
• Glabāšanas vieta: datubāze un failu krātuve pie Supabase ES (datu centrs Parīzē, Francijā), servera funkcijas pie Vercel ES (Parīzes reģions)
• Trešās valstis: Vercel Inc. un Supabase Inc. atrodas ASV; piekļuve no turienes, piemēram, darbības un atbalsta nolūkos, ir iespējama un aizsargāta ar ES un ASV datu privātuma regulējumu un standarta līguma klauzulām. Attiecībā uz Threema GmbH (Šveice) ir Eiropas Komisijas lēmums par aizsardzības līmeņa pietiekamību.

2. pielikums. Tehniskie un organizatoriskie pasākumi (VDAR 32. pants)

Šie pasākumi attiecas uz vivotempo. Īstenošanas detaļas, piemēram, konfigurācijas, drošības apsvērumu dēļ netiek publiski aprakstītas; pārzinis tās saņem pēc pamatota pieprasījuma 9. panta ietvaros.

• Fiziskās piekļuves kontrole: serveri atrodas pakalpojumu sniedzēju datu centros (Amazon Web Services ar Supabase starpniecību, Vercel) ar sertificētu fizisko drošību, cita starpā saskaņā ar ISO/IEC 27001 un SOC 2. Apstrādātāja telpas ir aizsargātas pret nesankcionētu piekļuvi; apmeklētāji tur uzturas tikai pavadībā.
• Sistēmu piekļuves kontrole: pieteikšanās ar personīgu kontu un paroli, pēc izvēles ar otro faktoru (e-pasta kods, Threema, piekļuves atslēga) un bloķēšanu pēc piecu neveiksmīgu mēģinājumu; termināļi piesakās ar savu ierīces atslēgu; administratīvā piekļuve pakalpojumu sniedzējiem ir tikai dažām pilnvarotām personām.
• Datu piekļuves kontrole: klientu nodalīšana datubāzes līmenī (row level security); diferencētas lomas (darbinieks, komandas vadītājs, personāla daļa, administrators) ar precīzām tiesībām; veselības dati un identifikācijas pazīmes tikai pilnvarotām lomām; piekļuves noteikumu automatizēti testi pie katrām izmaiņām.
• Nodalīšanas kontrole: dažādu klientu dati tiek apstrādāti loģiski nodalīti; katra piekļuve ir piesaistīta attiecīgajam klientam.
• Šifrēšana: visi savienojumi ir šifrēti ar TLS; datubāze un failu krātuve ir šifrētas glabāšanas laikā; paroles tiek glabātas tikai jaucējvērtības veidā.
• Ievades kontrole: izmaiņas darbinieku datos, pieprasījumos, laika ierakstos un iestatījumos tiek reģistrētas žurnālā ar laiku un darbību veikušo personu; laika ierakstu labojumi paliek izsekojami.
• Nodošanas kontrole: dati tiek pārsūtīti tikai šifrētā veidā; eksporti un pārskati pieejami tikai pilnvarotām lomām; bez līgumiska pamata dati netiek nodoti.
• Uzdevumu kontrole: datu apstrādes līgumi ar visiem apakšapstrādātājiem (3. pielikums) un to regulāra pārbaude.
• Pieejamība un noturība: darbība pie pakalpojumu sniedzējiem ar dublētu infrastruktūru un nepārtrauktu uzraudzību; regulāras datubāzes rezerves kopijas; savienojuma pārtraukuma gadījumā termināļi uzglabā reģistrācijas un nosūta tās vēlāk.
• Atjaunojamība: rezerves kopijas ļauj atjaunot datus pēc incidenta.
• Pārbaude un novērtēšana: iecelts datu aizsardzības speciālists, noteikta kārtība datu aizsardzības pārkāpumu gadījumā, automatizēti testi pirms katras publicēšanas, regulāras piekļuves noteikumu drošības pārbaudes.
• Datu minimizēšana un dzēšana: iestatāmi glabāšanas termiņi laika ierakstiem un slimības lapām, datu atdošana un dzēšana pēc līguma beigām saskaņā ar 10. pantu.

3. pielikums. Apakšapstrādātāji

Stāvoklis uz 14.10.2026.

• Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, ASV: lietotnes un servera funkciju mitināšana (Parīzes reģions, Francija) un tīmekļa vietnes piegāde; apstrādā visus datus pieprasījumu apstrādes laikā, kā arī servera žurnālus. Pamats: datu apstrādes līgums, ES un ASV datu privātuma regulējums, standarta līguma klauzulas.
• Supabase Inc., ASV: datubāze, pieteikšanās un failu krātuve Parīzes datu centrā (Francija, Amazon Web Services); apstrādā visus 1. pielikumā minētos datus. Pamats: datu apstrādes līgums, ES un ASV datu privātuma regulējums, standarta līguma klauzulas.
• Scaleway SAS, Parīze, Francija: e-pastu sūtīšana (paziņojumi, kodi, saites); apstrādā e-pasta adresi, vārdu un ziņojuma saturu. Pamats: datu apstrādes līgums.
• Threema GmbH, Churerstrasse 82, 8808 Pfäffikon SZ, Šveice: pieteikšanās kodu piegāde ar Threema, tikai ja lietotāji izvēlas Threema kā otro faktoru; apstrādā Threema ID un kodu. Pamats: Eiropas Komisijas lēmums par Šveices aizsardzības līmeņa pietiekamību.

E-pasti papildus tiek pārsūtīti caur pašas Bergx2 GmbH pārsūtīšanas pakalpojumu. Citi pakalpojumu sniedzēji bez piekļuves vivotempo datiem, piemēram, klienta konta maksājumu apstrādei (Mollie), svētku dienu datiem vai PVN maksātāja numura pārbaudei (VIES), nav apakšapstrādātāji šī līguma izpratnē.

Spēkā stāšanās

Šis līgums kļūst par līguma daļu, noslēdzot pamatlīgumu (reģistrācija saskaņā ar noteikumiem); pietiek ar noslēgšanu elektroniskā formātā (VDAR 28. panta 9. punkts).

Papildus klienta administratori var skaidri pieņemt līgumu klienta kontā. Tiek saglabāta versija, datums un laiks, pieņēmusī persona, klients un pieņemtās versijas kontrolsumma.

Par jaunām versijām apstrādātājs rakstveidā paziņo vismaz 30 dienas pirms to stāšanās spēkā; klienta kontā administratoriem tiek lūgts tās pieņemt atkārtoti.

Pēc klienta vēlēšanās līgumu papildus var parakstīt ar roku vai ar kvalificētu elektronisko parakstu; elektroniskā pieņemšana paliek spēkā.

Versijas

• Versija 1.0 no 14.10.2026.: pirmā versija