Izjava o varstvu osebnih podatkov

1. Upravljavec in pooblaščena oseba za varstvo podatkov

Upravljavec osebnih podatkov za to spletno stran in za vodenje uporabniških računov strank je družba Bergx2 GmbH, Hochriesstr. 46, 85560 Ebersberg, Nemčija, e-pošta: info@bergx2.de, telefon: +49 89 70074700. vivotempo je projekt skupine Bergx2 GmbH.

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov: Zsu Sernc-Urban, dosegljiva na istem naslovu ali po e-pošti na naslov info@bergx2.de z zadevo „Varstvo podatkov“.

2. Podatki zaposlenih: obdelava v imenu delodajalca

Podjetja uporabljajo storitev vivotempo za upravljanje dopustov, delovnega časa, bolniških odsotnosti in drugih kadrovskih podatkov svojih zaposlenih. Upravljavec teh podatkov je posamezno podjetje. Podatke obdelujemo samo v njegovem imenu in po njegovih navodilih, kot obdelovalec v skladu z 28. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR).

Če ste zaposleni pri podjetju, ki je naša stranka, in imate vprašanja o svojih podatkih ali želite uveljavljati svoje pravice, vas prosimo, da se obrnete na svojega delodajalca. Če takšne zahteve prejmemo, jih posredujemo vašemu delodajalcu.

Glede na uporabljene funkcije pri tem obdelujemo:

• Osnovne podatke, kot so ime, e-poštni naslov, številka zaposlenega, oddelek ter datum nastopa in odhoda
• Dopust in druge odsotnosti
• Delovni čas in odmore
• Bolniške odsotnosti z navedbo obdobja in morebitnimi potrdili; to so podatki v zvezi z zdravjem v smislu 9. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov, ki jih lahko vidijo samo osebe, ki jih je pooblastil delodajalec
• Identifikacijske podatke za prijavo na terminalu: PIN, kartico NFC, kodo QR, napravo Bluetooth ali značilnost obraza. Za prepoznavanje obraza se iz posnetka kamere izračuna in shrani vektor značilk. O tem, ali se ta funkcija uporablja, odloča delodajalec; za to praviloma potrebuje soglasje zaposlenih.

3. Gostovanje in datoteke dnevnika strežnika

Storitev vivotempo gostuje pri družbi Vercel Inc. (ZDA). Podatkovno bazo, prijavo uporabnikov in shrambo datotek zagotavlja družba Supabase Inc. s strežniki v Evropski uniji (Pariz). Obe družbi za nas delujeta kot obdelovalca. Kolikor se pri tem podatki prenesejo v ZDA, se opiramo na okvir EU-ZDA za zasebnost podatkov (EU-US Data Privacy Framework) in na standardne pogodbene klavzule Evropske komisije.

Ob obisku spletne strani in aplikacije strežniki obdelujejo tehnično potrebne podatke: naslov IP, datum in čas dostopa, obiskano stran, količino prenesenih podatkov, brskalnik in operacijski sistem. To je potrebno za dostavo vsebin, stabilnost in varnost (točka (f) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov). Ponudnika te dnevniške zapise hranita le kratek čas in jih nato samodejno izbrišeta.

Vse povezave so šifrirane s protokolom TLS.

4. Piškotki in lokalno shranjevanje

Ne uporabljamo piškotkov za oglaševalske ali analitične namene. Shranjujejo se samo tehnično potrebne informacije: podatki o prijavi v lokalni shrambi vašega brskalnika, izbrani jezik (piškotek „locale“), oznaka brez podatkov za prijavo, da ste prijavljeni (piškotek „vt_portal“, da vivotempo.com takoj odpre portal), in nastavitve prikaza, kot je temni način. To shranjevanje je nujno potrebno za funkcije, ki jih želite uporabljati, in v skladu s § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (nemškega zakona o varstvu podatkov in zasebnosti v telekomunikacijah in pri digitalnih storitvah) ne zahteva soglasja.

Te podatke lahko kadar koli izbrišete v nastavitvah svojega brskalnika; nato se boste morali znova prijaviti.

5. Uporabniški račun in pogodba

Za registracijo in vodenje uporabniškega računa stranke obdelujemo ime podjetja, ime in e-poštni naslov kontaktne osebe, naslov za obračun, identifikacijsko številko za DDV in izbrani naročniški paket (točka (b) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov). Identifikacijsko številko za DDV preverjamo prek storitve VIES Evropske komisije.

Račune in druge knjigovodske listine hranimo, dokler to zahteva gospodarska in davčna zakonodaja, in sicer do deset let v skladu s § 257 HGB (nemškega trgovinskega zakonika) in § 147 AO (nemškega davčnega zakonika).

6. Plačila

Za plačevanje plačljivih naročnin uporabljamo plačilno storitev Mollie B.V. (Amsterdam, Nizozemska). Plačilne podatke, kot so podatki o bančnem računu ali plačilni kartici, vnesete neposredno pri družbi Mollie; mi prejmemo samo podatke, ki jih potrebujemo za računovodstvo (točka (b) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov). Informacije družbe Mollie o varstvu osebnih podatkov so na voljo na https://www.mollie.com/privacy.

7. E-poštna sporočila in dvofaktorska prijava

Sistemska sporočila, kot so potrditvene kode, povezave za nastavitev gesla in obvestila o zahtevkih, pošiljamo prek e-poštne storitve družbe Bergx2 GmbH in prek družbe Scaleway SAS (Pariz, Francija).

Kode za dvofaktorsko prijavo pošiljamo po e-pošti ali, če to izberete, prek aplikacije Threema z uporabo storitve Threema Gateway družbe Threema GmbH (Švica); za Švico obstaja sklep Evropske komisije o ustreznosti. Pri varnostnih ključih (Passkeys) shranimo samo javni ključ; vaš prstni odtis ali obraz pri tem ne zapusti vaše naprave.

8. Kontakt in povratne informacije

Če nam pišete po e-pošti ali v aplikaciji pošljete povratno informacijo, obdelujemo podatke, ki nam jih posredujete, in morebitne priponke, da lahko obravnavamo vašo zadevo (točka (b) ali (f) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov). Izbrišemo jih, takoj ko za ta namen niso več potrebni.

Prek kontaktnega obrazca na našem spletnem mestu obdelujemo vaše ime, e-poštni naslov in sporočilo ter, če jih navedete, podjetje, telefonsko številko in velikost podjetja, poleg tega izbrani jezik, stran, s katere pišete, in državo, izpeljano iz povezave (točki b in f prvega odstavka 6. člena GDPR). Za zaščito pred zlorabo namesto vašega naslova IP shranimo nepovratno kontrolno vrednost in jo po 30 dneh izbrišemo. Prejmete samodejno potrdilo o prejemu. Povpraševanja, iz katerih ne nastane poslovni odnos, izbrišemo najpozneje 12 mesecev po njihovi obravnavi.

9. Druge storitve

Ne uporabljamo storitev za spletno analizo, orodij za sledenje ali oglaševalskih storitev. Pisave, zastavice in slike se nalagajo z naših lastnih strežnikov.

• Prazniki: pri uvozu zakonskih praznikov vaš brskalnik dostopa do javne storitve Nager.Date (date.nager.at); pri tem se prenese vaš naslov IP.

10. Trajanje hrambe

Osebne podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za navedene namene ali kolikor to zahtevajo zakonski roki hrambe. Podatke, ki jih obdelujemo v imenu podjetja, izbrišemo v skladu z njegovimi navodili, najpozneje po prenehanju pogodbe. Roke hrambe časovnih vnosov in bolniških odsotnosti lahko podjetje samostojno nastavi v storitvi vivotempo.

11. Vaše pravice

Imate pravico do dostopa (15. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov), popravka (16. člen), izbrisa (17. člen), omejitve obdelave (18. člen), prenosljivosti podatkov (20. člen) in preklica podanih soglasij z učinkom za prihodnost (tretji odstavek 7. člena).

Pravica do ugovora: kolikor podatke obdelujemo na podlagi upravičenih interesov (točka (f) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov), lahko obdelavi kadar koli ugovarjate zaradi razlogov, ki izhajajo iz vaše posebne situacije (21. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov).

Poleg tega lahko vložite pritožbo pri nadzornem organu za varstvo podatkov (77. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov). Pristojni nadzorni organ za nas je Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (Bavarski deželni urad za nadzor nad varstvom podatkov), Promenade 18, 91522 Ansbach, Nemčija.

12. Spremembe

To izjavo o varstvu osebnih podatkov prilagodimo, kadar pride do sprememb naših storitev ali pravne ureditve. Velja vsakokratna različica, objavljena na tej strani.