Zásady ochrany osobních údajů

1. Správce a pověřenec pro ochranu osobních údajů

Správcem osobních údajů pro tuto webovou stránku a pro správu zákaznických účtů je společnost Bergx2 GmbH, Hochriesstr. 46, 85560 Ebersberg, Německo, e-mail: info@bergx2.de, telefon: +49 89 70074700. vivotempo je projektem skupiny Bergx2 GmbH.

Pověřenec pro ochranu osobních údajů: Zsu Sernc-Urban, kontakt na stejné adrese nebo e-mailem na adresu info@bergx2.de s předmětem „Ochrana osobních údajů“.

2. Údaje zaměstnanců: zpracování jménem zaměstnavatele

Firmy používají vivotempo ke správě dovolené, pracovní doby, hlášení nemoci a dalších personálních údajů svých zaměstnanců. Správcem těchto údajů je příslušná firma. Zpracováváme je pouze jejím jménem a podle jejích pokynů, tedy jako zpracovatel podle čl. 28 obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR).

Pokud pracujete pro firmu, která je naším zákazníkem, a máte dotazy ke svým údajům nebo chcete uplatnit svá práva, obraťte se prosím na svého zaměstnavatele. Pokud takové žádosti dorazí k nám, předáme je vašemu zaměstnavateli.

V závislosti na používaných funkcích přitom zpracováváme:

• Základní údaje, jako je jméno, e-mailová adresa, osobní číslo, oddělení, datum nástupu a odchodu
• Dovolenou a jiné nepřítomnosti
• Pracovní dobu a přestávky
• Hlášení nemoci s uvedením období a případně s potvrzeními; jde o údaje o zdravotním stavu podle čl. 9 GDPR, které vidí pouze osoby, jež k tomu zaměstnavatel oprávnil
• Prvky pro přihlášení na terminálu: PIN, karta NFC, QR kód, zařízení Bluetooth nebo rys obličeje. Pro rozpoznávání obličeje se ze snímku z kamery vypočítá a uloží vektor rysů. O tom, zda se tato funkce používá, rozhoduje zaměstnavatel; zpravidla k tomu potřebuje souhlas zaměstnanců.

3. Hosting a protokoly serveru

Služba vivotempo je provozována u společnosti Vercel Inc. (USA). Databázi, přihlašování a úložiště souborů zajišťuje společnost Supabase Inc. se servery v Evropské unii (Paříž). Obě společnosti pro nás působí jako zpracovatelé. Pokud se přitom údaje dostanou do USA, opíráme se o rámec EU-US Data Privacy Framework a o standardní smluvní doložky Evropské komise.

Při otevření webové stránky a aplikace zpracovávají servery technicky nezbytné údaje: IP adresu, datum a čas, navštívenou stránku, objem přenesených dat, prohlížeč a operační systém. To je nezbytné pro doručování obsahu, stabilitu a bezpečnost (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Poskytovatelé tyto protokoly uchovávají jen krátce a automaticky je mažou.

Všechna spojení jsou šifrována pomocí TLS.

4. Soubory cookie a místní úložiště

Nepoužíváme soubory cookie pro reklamní ani analytické účely. Ukládají se pouze technicky nezbytné údaje: přihlášení v místním úložišti vašeho prohlížeče, zvolený jazyk (cookie „locale“), informace o tom, že jste přihlášeni, která neobsahuje žádné přihlašovací údaje (cookie „vt_portal“, aby se na vivotempo.com rovnou otevřel portál), a nastavení zobrazení, jako je tmavý režim. Toto ukládání je nezbytně nutné pro funkce, které požadujete (§ 25 odst. 2 bod 2 TDDDG, německý zákon o ochraně dat v telekomunikacích a digitálních službách), a nevyžaduje souhlas.

Tyto údaje můžete kdykoli smazat v nastavení svého prohlížeče; poté se budete muset znovu přihlásit.

5. Zákaznický účet a smlouva

Pro registraci a vedení zákaznického účtu zpracováváme název firmy, jméno a e-mailovou adresu kontaktní osoby, fakturační adresu, DIČ (USt-IdNr.) a objednaný tarif (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). DIČ ověřujeme prostřednictvím služby VIES Evropské komise.

Faktury a účetní doklady uchováváme po dobu, kterou vyžaduje obchodní a daňové právo, nejvýše deset let (§ 257 HGB, německý obchodní zákoník; § 147 AO, německý daňový řád).

6. Platby

Pro platby za placená předplatná využíváme platební službu Mollie B.V. (Amsterdam, Nizozemsko). Platební údaje, jako je bankovní spojení nebo údaje o kartě, zadáváte přímo u společnosti Mollie; my obdržíme pouze údaje potřebné pro účetnictví (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Informace o ochraně osobních údajů společnosti Mollie naleznete na https://www.mollie.com/privacy.

7. E-maily a přihlášení s druhým faktorem

Systémové zprávy, jako jsou potvrzovací kódy, odkazy k nastavení hesla a oznámení k žádostem, odesíláme prostřednictvím e-mailové služby společnosti Bergx2 GmbH a prostřednictvím společnosti Scaleway SAS (Paris, Francie).

Kódy pro přihlášení s druhým faktorem dostáváte e-mailem, nebo pokud si to zvolíte, přes Threema prostřednictvím služby Threema Gateway společnosti Threema GmbH (Švýcarsko); pro Švýcarsko existuje rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně. U přístupových klíčů (passkeys) ukládáme pouze veřejný klíč; váš otisk prstu ani obličej přitom vaše zařízení neopouštějí.

8. Kontakt a zpětná vazba

Pokud nám napíšete e-mail nebo nám v aplikaci pošlete zpětnou vazbu, zpracováváme vaše údaje a zaslané přílohy, abychom mohli vyřídit váš požadavek (čl. 6 odst. 1 písm. b) nebo f) GDPR). Smažeme je, jakmile už k tomuto účelu nejsou potřeba.

Prostřednictvím kontaktního formuláře na našem webu zpracováváme vaše jméno, e-mailovou adresu a zprávu, a pokud je dobrovolně uvedete, také název firmy, telefonní číslo a velikost firmy, dále zvolený jazyk, stránku, ze které nám píšete, a zemi odvozenou ze spojení (čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR). Na ochranu před zneužitím ukládáme místo vaší IP adresy nevratnou kontrolní hodnotu a po 30 dnech ji smažeme. Obdržíte automatické potvrzení o přijetí. Dotazy, z nichž nevznikne obchodní vztah, smažeme nejpozději 12 měsíců po jejich vyřízení.

9. Další služby

Nepoužíváme žádnou webovou analytiku, sledování ani reklamní služby. Písma, vlajky a obrázky poskytujeme z našich vlastních serverů.

• Svátky: při importu státních svátků přistupuje váš prohlížeč k veřejné službě Nager.Date (date.nager.at); přitom se přenáší vaše IP adresa.

10. Doba uložení

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro uvedené účely nebo po dobu, kterou vyžadují zákonné lhůty pro uchovávání. Údaje, které zpracováváme jménem firmy, mažeme podle jejích pokynů, nejpozději po skončení smlouvy. Lhůty pro uchovávání záznamů pracovní doby a hlášení nemoci si firma může sama nastavit ve vivotempo.

11. Vaše práva

Máte právo na přístup ke svým údajům (čl. 15 GDPR), na jejich opravu (čl. 16), výmaz (čl. 17), omezení zpracování (čl. 18), na přenositelnost údajů (čl. 20) a právo odvolat udělený souhlas s účinkem do budoucna (čl. 7 odst. 3).

Právo vznést námitku: pokud zpracováváme údaje na základě oprávněných zájmů (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), můžete z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace kdykoli vznést námitku (čl. 21 GDPR).

Dále máte právo podat stížnost u dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů (čl. 77 GDPR). Příslušným dozorovým úřadem pro nás je Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (bavorský zemský úřad pro dozor nad ochranou osobních údajů), Promenade 18, 91522 Ansbach, Německo.

12. Změny

Tyto zásady ochrany osobních údajů upravujeme, pokud se změní naše služby nebo právní situace. Platí vždy znění zveřejněné na této stránce.