Question 1

Як протестувати vivotempo?

Accepted Answer

Ви можете безкоштовно тестувати vivotempo два місяці з усіма функціями. Після реєстрації ви стаєте адміністратором своєї компанії й можете одразу додавати співробітників.

Question 2

Що налаштувати насамперед після реєстрації?

Accepted Answer

Добре зарекомендував себе такий порядок: Створити або імпортувати календарі свят для ваших локацій У робочому графіку визначити, чи вважаються робочими днями субота, неділя або свята Дозволити чи заборонити відпустку на половину дня Перевірити правила для залишку відпустки та перенесення за країною роботи Додати співробітників із роллю, календарем свят, країною роботи та правом на відпустку За потреби призначити HR-менеджерів і визначити їхні права

Question 3

Як додати співробітників і як вони отримують доступ?

Accepted Answer

Адміністратори та HR-менеджери додають нових співробітників в огляді співробітників: ім'я, електронна пошта, табельний номер, відділ, роль, дата прийняття на роботу, календар свят і країна роботи. Доступ співробітник отримує на вибір через посилання для доступу електронною поштою (дійсне 48 годин) або через пароль, який установлюєте ви. Вітальний лист можна надіслати однією з доступних мов; надсилання, переходи за посиланням і активацію ви бачите в історії.

Question 4

Чи розраховується право на відпустку пропорційно, якщо співробітник починає працювати протягом року?

Accepted Answer

Так. Під час додавання допомагає калькулятор «Розрахувати право на відпустку»: право на відпустку при повній зайнятості, помножене на кількість робочих днів на тиждень і поділене на п'ять, потім помножене на кількість місяців, що залишилися, і поділене на дванадцять, з округленням угору. Результат зберігається як пропорційне право на відпустку за рік прийняття на роботу.

Question 5

Які модулі доступні?

Accepted Answer

Облік відпусток із календарем команди, половинами дня, блокуванням відпусток, журналом, двофакторною автентифікацією та сповіщеннями електронною поштою входить завжди. Додатково можна активувати облік робочого часу з терміналом і модуль лікарняних із бонусом за здоров'я. Якщо модуль не активний, його пункти меню не відображаються.

Question 6

Якими мовами доступний vivotempo?

Accepted Answer

Наразі німецькою, англійською (UK та US), французькою, італійською, латиською, словенською та українською; інші мови з'являться згодом. Кожен співробітник обирає мову у профілі разом із форматом дати та світлою або темною темою. Листи надсилаються мовою одержувача, кожен термінал може мати власну мову, а адреси сторінок перекладено для кожної мови.

Question 7

Як співробітник подає запит на відпустку?

Accepted Answer

У розділі «Подати запит на відпустку» він обирає дні в календарі, за бажанням половини дня (якщо дозволено) і коментар. vivotempo враховує лише робочі дні: вихідні та свята відповідно до робочого графіка не списуються, а за половинні свята, як-от Святвечір, списується половина дня. Перед надсиланням vivotempo показує залишок відпустки з урахуванням уже відкритих запитів і попереджає, якщо спершу буде використано перенесену з минулого року відпустку, строк якої скоро спливає.

Question 8

Які види відпусток є?

Accepted Answer

Щорічна відпустка списується з рахунку відпустки. Неоплачувану відпустку та спеціальну відпустку можна запросити як виняток, вони не змінюють рахунок. Хвороба реєструється через модуль лікарняних.

Question 9

Хто ухвалює рішення щодо запитів на відпустку?

Accepted Answer

Адміністратори та HR-менеджери затверджують або відхиляють запити, щоразу з коментарем; при відхиленні коментар може бути обов'язковим. Крім того, є внутрішні нотатки, які бачить лише адміністрація. За бажанням діє принцип чотирьох очей: запити адміністраторів і HR-менеджерів тоді завжди розглядає інша особа. Хто саме за це відповідає, ви визначаєте у списку.

Question 10

Що допомагає ухвалити рішення?

Accepted Answer

Сторінка ухвалення рішень показує все одразу: Залишок відпустки після затвердження та право на відпустку за відповідний рік Інші відкриті запити тієї самої особи Підказки щодо перетину з іншими відсутностями Попередження, якщо рахунок піде в мінус, з можливістю свідомо затвердити запит як виняток Після рішення прямий перехід до наступного відкритого запиту

Question 11

Чи можна відкликати або змінити запит?

Accepted Answer

Відкриті запити співробітник може відкликати сам; для затвердженої відпустки він подає запит на зміну. Адміністрація може скасувати затвердження або відхилення, тоді запит знову має статус «На розгляді». Усі кроки залишаються простежуваними в журналі.

Question 12

Чи може адміністрація вносити відпустку безпосередньо?

Accepted Answer

Так. Адміністратори та уповноважені HR-менеджери безпосередньо вносять або видаляють відпустку, хворобу, неоплачувану відпустку чи спеціальну відпустку, також на половину дня. Після цього vivotempo показує залишок відпустки й попереджає про перетини або від'ємний баланс рахунку. Співробітника можна повідомити в застосунку й додатково надіслати йому лист, який ви редагуєте перед надсиланням.

Question 13

Чи можу я встановити блокування відпусток?

Accepted Answer

Так. У календарі свят ви позначаєте заблоковані дні для всіх або для окремих співробітників. Запити на заблокований період відхиляються.

Question 14

Як стежити за відсутностями в команді?

Accepted Answer

Календар команди показує відпустки, хворобу та свята в місячному й річному поданні з фільтром за календарем свят. Хвороба може відображатися нейтрально як «Відсутній». Огляд можна експортувати як PDF, Excel, LibreOffice Calc, CSV чи JSON або надрукувати, а за бажанням календар відображається безпосередньо на сторінці ухвалення рішень.

Question 15

Як задається право на відпустку?

Accepted Answer

Кожен співробітник має стандартне право на відпустку. Для поточного та наступних п'яти років можна задати інше право, наприклад при переході на неповну зайнятість; минулі роки залишаються незмінними.

Question 16

Як регулюються залишок відпустки та його втрата?

Accepted Answer

Для кожної країни роботи ви визначаєте, до якої звітної дати потрібно використати перенесений залишок відпустки, скільки років після року відпустки він діє, чи не втрачається він узагалі та яку максимальну кількість днів можна перенести. Попередньо задано звичайні правила: Німеччина 31 березня наступного року, Австрія 31 грудня через два роки, Франція 31 травня, Латвія 31 грудня, Словенія 30 червня, США без втрати. Верхню межу можна додатково встановити для кожного співробітника; вона має пріоритет над правилом країни.

Question 17

Чи отримують співробітники нагадування про залишок відпустки, що втрачається?

Accepted Answer

Так, автоматично в застосунку: приблизно за 90 днів до втрати і повторно за 30 днів. У грудні vivotempo попереджає, якщо дні буде втрачено через верхню межу. Кожне нагадування фіксується в журналі; у Німеччині воно є передумовою того, що відпустку може бути втрачено.

Question 18

Що відбувається при зміні року?

Accepted Answer

Під час річного закриття vivotempo переносить залишок відпустки в новий рік з урахуванням верхніх меж; перед цим ви бачите попередній перегляд. Дні, строк яких сплив, ви потім списуєте, у Німеччині лише після задокументованого нагадування. У січні vivotempo нагадує адміністраторам, якщо закриття ще не виконано.

Question 19

Де побачити, як змінювався рахунок відпустки?

Accepted Answer

На сторінці співробітника історія рахунку відпустки показує за кожен рік право на відпустку, перенесення з минулого року, використані та втрачені дні. У календарі команди огляд показує ланцюжок від початкового стану через втрату та повернення днів до поточного й очікуваного стану.

Question 20

Що відбувається, якщо хтось захворів у відпустці?

Accepted Answer

За наявності підтвердження (електронного лікарняного листа або завантаженої довідки) vivotempo повертає дні відпустки, у Німеччині відповідно до § 9 Федерального закону про відпустки (BUrlG). Правило автоматично визначається країною роботи або постійно ввімкнене чи вимкнене, за бажанням із мінімальною тривалістю хвороби. Якщо підтвердження немає, vivotempo нагадує про це.

Question 21

Чи можуть співробітники з різних країн або федеральних земель мати різні свята?

Accepted Answer

Так. Ви створюєте будь-яку кількість календарів свят, наприклад «Баварія», «Північний Рейн-Вестфалія», «Австрія» чи «Словенія», і призначаєте кожному співробітнику його календар. Дні відпустки, норма робочого часу та святкові години тоді визначаються за його календарем.

Question 22

Чи потрібно вносити всі свята самостійно?

Accepted Answer

Ні. Офіційні свята можна імпортувати для дуже багатьох країн із фільтром для федеральних земель, кантонів чи регіонів. Свята з фіксованою датою ви переносите на наступний рік одним кліком; рухомі свята, будь ласка, коротко перевірте.

Question 23

Чи можна додати власні вихідні, наприклад дні між святом і вихідними?

Accepted Answer

Так, як повний день або половину дня. Святвечір і 31 грудня за замовчуванням є половинами дня, і в запиті на відпустку за них списується половина дня відпустки.

Question 24

На що впливає країна роботи співробітника?

Accepted Answer

Країна роботи визначає, які правила діють: втрата залишку відпустки, повернення днів при хворобі під час відпустки, перевірки за законодавством про робочий час і строк зберігання записів часу. Наразі доступні Німеччина, Австрія, Франція, Латвія, Словенія та США. Календар свят призначається незалежно від цього.

Question 25

Чи вважаються вихідні та свята днями відпустки?

Accepted Answer

Це ви визначаєте в робочому графіку: чи є субота, неділя або свята робочими днями, для всіх або окремо для певних співробітників. З відпустки списуються лише робочі дні.

Question 26

Чи можна роздрукувати календар свят?

Accepted Answer

Так, як річний календар у форматі PDF, у книжковій або альбомній орієнтації. Назви свят відображаються мовою користувача.

Question 27

Як співробітники обліковують свій робочий час?

Accepted Answer

У браузері чи на смартфоні в розділі «Початок / Кінець» або на терміналі в компанії: почати роботу, почати й завершити перерву, завершити роботу. Можливі кілька сесій на день і робота, що триває після опівночі. Місячний огляд показує норму й фактичний час, понаднормові та недопрацьовані години і за бажанням рахунок гнучкого часу.

Question 28

Які моделі робочого часу підтримуються?

Accepted Answer

Гнучкий або фіксований графік, тижневі та денні години, а також робочі дні на тиждень, також окремо для кожного співробітника. За бажанням основний час (наприклад з 9:00 до 15:00) або вікно початку (наприклад початок між 8:00 і 10:00); обидва слугують підказкою в огляді та звіті й не блокують відмітки. Час можна округлювати до 5, 10 або 15 хвилин: до найближчого значення, угору або вниз.

Question 29

Як враховуються перерви?

Accepted Answer

Ви визначаєте, яка мінімальна перерва діє залежно від тривалості роботи (за замовчуванням 30 хвилин після 6 годин, 45 хвилин після 9 годин) і якою має бути мінімальна тривалість перерви, щоб вона вважалася перервою на відпочинок. Можна налаштувати автоматичне відрахування відсутнього часу перерви, а також окремі значення для співробітників. На терміналі співробітник ще до кінця робочого дня бачить, яке відрахування буде застосовано.

Question 30

Чи є рахунок гнучкого часу?

Accepted Answer

Так, його можна ввімкнути з обраної початкової дати. Для кожного співробітника ви вносите початковий баланс, зокрема від'ємний. Рахунок враховує свята, відпустку, хворобу та дату прийняття на роботу.

Question 31

Чи відображаються нічні, недільні та святкові години?

Accepted Answer

За бажанням так, кожен вид вмикається окремо: нічні години з власним часовим вікном (за замовчуванням з 23:00 до 6:00), недільні та святкові години, у половинні свята з 14:00. Для кожного співробітника можна окремо вибрати «Увімкнено», «Вимкнено» або «Як глобальне налаштування». Години відображаються в місячному огляді та в експорті для бухгалтерії, у годинах і хвилинах, а також у десятковому форматі.

Question 32

Чи можуть співробітники самі виправляти свій час?

Accepted Answer

Це ви вирішуєте для кожного співробітника: чи можна самостійно змінювати робочий час і перерви та наскільки заднім числом (один день, тиждень, місяць, власна кількість днів або без обмежень), окремо для браузера й термінала. Кожна зміна протоколюється із зазначенням причини. Якщо час змінює адміністрація, співробітника можна додатково повідомити електронною поштою.

Question 33

Чи можна захистити від змін місяці, за які вже нараховано зарплату?

Accepted Answer

Так, за допомогою «Зафіксовано до». До цієї дати включно ніхто більше не може створювати, змінювати чи видаляти записи часу, навіть адміністрація; поточні відмітки це не зачіпає. Хто й коли зафіксував дані, зберігається та відображається.

Question 34

Що відбувається, якщо хтось забув відмітити вихід?

Accepted Answer

vivotempo нагадує, якщо робочий час триває понад 14 годин або перерва понад 8 годин, і автоматично завершує їх після налаштованої тривалості (за замовчуванням 18 годин), повідомляючи співробітника й адміністрацію. За бажанням vivotempo щопонеділка нагадує про дні минулого тижня без записів.

Question 35

Чи перевіряє vivotempo дотримання законодавства про робочий час?

Accepted Answer

Якщо ви це ввімкнете, то для кожної країни роботи й кожного правила окремо: обов'язкові перерви, максимальна тривалість робочого дня, відпочинок між робочими днями, попередження про перевищення тижневої норми робочого часу та в Німеччині позначення роботи в неділю. Граничні значення задано для кожної країни. За замовчуванням жодна перевірка не активна.

Question 36

Як дані про час потрапляють до бухгалтерії?

Accepted Answer

Експорт для бухгалтерії містить за місяць усіх співробітників із робочим днем, табельним номером, початком, кінцем, перервами, часом брутто й нетто (також у десятковому форматі), годинами з надбавками, відсутностями та затвердженими бонусами за здоров'я разом із видом нарахування. За бажанням він надсилається електронною поштою безпосередньо визначеним одержувачам. Крім того, є звіти за день, тиждень, місяць, рік або довільний період: у форматі PDF із графіком перебігу дня або як таблиця (Excel, LibreOffice Calc, CSV, JSON).

Question 37

Що таке термінал vivotempo?

Accepted Answer

Планшет або екран у компанії, на якому співробітники відмічаються без власного пристрою. Ви створюєте будь-яку кількість терміналів; кожен отримує власну адресу з QR-кодом і може бути встановлений як застосунок, що запускається в повноекранному режимі.

Question 38

Як співробітники входять на терміналі?

Accepted Answer

Налаштовується для кожного термінала, також у комбінації та у власному порядку: розпізнавання обличчя, PIN-код (від 4 до 6 цифр), QR-код, NFC-картка або Bluetooth. Або ж співробітники вибирають своє ім'я зі списку. Обличчя, NFC, QR-код і Bluetooth співробітники реєструють самі на терміналі.

Question 39

Що показує термінал після входу?

Accepted Answer

Статус із часом, перебіг дня з перервами (також після опівночі), основний час або вікно початку, відпрацьований сьогодні час і майбутнє відрахування мінімальної перерви. Крім того, власну відпустку, найближче свято протягом 14 днів і підказки на кшталт «Забули відмітити вихід?».

Question 40

Чи можна виправляти час на терміналі?

Accepted Answer

Так, якщо це дозволено для співробітника, у межах налаштованого періоду та із зазначенням причини.

Question 41

Що бачать інші у списку імен?

Accepted Answer

Чи відображається у списку статус роботи або перерви, ви визначаєте для кожного термінала (за замовчуванням вимкнено). Відпустку ви налаштовуєте для кожного співробітника: за 30 днів наперед, лише під час відпустки або взагалі ні. Окремих співробітників можна приховати зі списку термінала, і вони не втрачають можливості відмічатися карткою чи обличчям.

Question 42

Як можна оформити термінал?

Accepted Answer

Для кожного термінала налаштовуються: Фонове слайд-шоу до 50 зображень або відео Нічне затемнення з власним часом і яскравістю для робочих і вихідних днів Сигнали перерви в заданий час, із шаблонів або як власний аудіофайл Персональні зображення, відео чи звуки для кожного співробітника під час відмітки Власна мова, часовий пояс і зазначення локації

Question 43

Що відбувається, якщо зникає інтернет?

Accepted Answer

Термінал тимчасово зберігає відмітки та передає їх, щойно з'єднання відновиться (до 24 годин). Після оновлень він сам перезавантажується. Діагностичний режим показує версію, відхилення годинника, чергу та останню синхронізацію.

Question 44

Як співробітник повідомляє про хворобу?

Accepted Answer

У розділі «Повідомити про хворобу»: на один день, кілька днів або безстроково до подальшого повідомлення, з приміткою (без діагнозів) і позначкою для електронного лікарняного листа. Довідки можна завантажити як PDF або фото. Кнопкою «Повідомити про одужання» відкритий лікарняний завершується. Адміністрація також може вносити лікарняні за співробітників.

Question 45

Які правила можна налаштувати?

Accepted Answer

У налаштуваннях модуля лікарняних: Наскільки заднім числом можна повідомляти про хворобу (за замовчуванням 14 днів) Строк подання підтвердження з нагадуванням (за замовчуванням 3 дні) Повернення днів при хворобі під час відпустки: за країною роботи, завжди або ніколи, з мінімальною тривалістю Скільки зберігаються довідки (за замовчуванням 3 роки після закінчення року, потім автоматичне видалення) Нейтральне відображення хвороби в календарі команди як «Відсутній» Кого сповіщати: адміністраторів, HR-менеджерів, додатково електронною поштою

Question 46

Як захищено дані про здоров'я?

Accepted Answer

Діагнози не вносяться у vivotempo; форма нагадує про це. У календарі команди хвороба може відображатися нейтрально. Довідки бачать лише сам співробітник і адміністрація; завантаження, перегляд і видалення фіксуються в журналі, а після закінчення строку довідки видаляються автоматично.

Question 47

Чи є аналітика днів хвороби?

Accepted Answer

Так: повідомлення та дні хвороби за співробітниками й місяцями, рівень захворюваності та коефіцієнт Bradford (кількість випадків хвороби в квадраті, помножена на кількість днів хвороби, за рік або за ковзні 12 місяців), із порівнянням з минулим роком та експортом. Фільтри показують тих, хто зараз хворіє, відкриті лікарняні та лікарняні без підтвердження.

Question 48

Що таке бонус за здоров'я?

Accepted Answer

Добровільний бонус, який ви обіцяєте співробітникам, якщо за період 12 місяців у них мало днів хвороби. Для кожного співробітника ви визначаєте максимальну суму та межу днів хвороби. Адміністратор вмикає функцію в налаштуваннях; керувати нею можуть адміністратори та уповноважені HR-менеджери.

Question 49

Як розраховується бонус?

Accepted Answer

Лінійно й з точністю до цента: максимальна сума, помножена на (межа мінус дні хвороби) і поділена на межу. Приклад для 1000 € і межі 10 днів: без днів хвороби 1000 €, один день 900 €, п'ять днів 500 €, від десяти днів бонусу немає. Враховуються дні хвороби, що припадають на робочі дні; свята й відпустка не враховуються, половина дня рахується як половина.

Question 50

Як враховується неповна зайнятість?

Accepted Answer

Пропорційно: сума залежить від тижневих годин відносно повної зайнятості, а межа від кількості робочих днів на тиждень. Якщо обсяг зайнятості змінюється протягом періоду, vivotempo розраховує пропорційно часу; історія записується автоматично й може бути виправлена. Співробітники бачать свою частку у власному поданні.

Question 51

На який період діє зобов'язання?

Accepted Answer

Безстроково від певної дати або з визначеними датами початку й кінця. Звітний період щоразу становить 12 місяців від початку; якщо останній період коротший, сума та межа діють пропорційно, так само при прийнятті на роботу протягом періоду. При звільненні до звітної дати бонус втрачається або діє пропорційно, залежно від налаштувань.

Question 52

Чи враховуються всі лікарняні?

Accepted Answer

Окремі лікарняні можна виключити, щоразу із зазначенням причини: нещасний випадок на роботі, вагітність або інша причина. За бажанням тривала неоплачувана відпустка, наприклад відпустка по догляду за дитиною, пропорційно зменшує суму та межу, починаючи з налаштованої мінімальної тривалості.

Question 53

Як відбувається виплата?

Accepted Answer

На звітну дату період фіксується, а потім затверджується для місяця нарахування, окремо або для багатьох співробітників одночасно. Затверджені суми з'являються в експорті для бухгалтерії, за бажанням із кодом виду нарахування. Зафіксовані періоди можна знову відкрити лише з обґрунтуванням; якщо після цього змінюється лікарняний, vivotempo вказує на потребу перерахунку. Нагадування надходять за 14 днів до звітної дати та в сам день, а річний звіт показує суми за відділами.

Question 54

Чи є такий бонус законним?

Accepted Answer

Це залежить від країни та умов, наприклад від меж зменшення бонусу та права ради працівників на участь у рішеннях. Перевірку з погляду трудового права здійснює компанія; vivotempo лише реалізує розрахунок.

Question 55

Які є ролі?

Accepted Answer

Співробітник, HR-менеджер і адміністратор. Співробітники керують власними запитами, часом і лікарняними. HR-менеджери ухвалюють рішення щодо відпусток і керують співробітниками, святами та налаштуваннями. Адміністратори мають усі права й лише вони можуть призначати роль адміністратора.

Question 56

Як призначити когось HR-менеджером?

Accepted Answer

Під час додавання нового співробітника виберіть роль «HR-менеджер» або змініть роль наявного співробітника та збережіть.

Question 57

Які додаткові права може отримати HR-менеджер?

Accepted Answer

Адміністратор надає ці права окремо в налаштуваннях: Скидання пароля Блокування та розблокування користувачів Скидання двофакторної автентифікації Встановлення PIN-коду термінала для співробітників Ручне внесення та видалення відпусток Керування бонусами за здоров'я Налаштування мінімальних перерв для окремих співробітників Визначення строку зберігання записів часу

Question 58

Які сповіщення є?

Accepted Answer

У застосунку через дзвіночок, за бажанням додатково електронною поштою на окрему адресу: нові, затверджені та відхилені запити, лікарняні та відсутні підтвердження, повернення днів, залишок відпустки, що втрачається, невиконане річне закриття, відсутні або незвично довгі записи часу, бонус за здоров'я та інше.

Question 59

Хто отримує лист про нові запити на відпустку?

Accepted Answer

Ви визначаєте, чи отримують лист адміністратори, HR-менеджери або обидві групи. Окремі одержувачі можуть відмовитися від листів у своєму профілі. Огляд у налаштуваннях показує, хто й на яку адресу отримує листи.

Question 60

Чи може адміністрація бачити, хто зараз працює?

Accepted Answer

Так, в огляді робочого часу у вигляді плиток або списку. За бажанням для кожного співробітника з'являється коротке сповіщення в реальному часі під час приходу, відходу та перерв.

Question 61

Що записується в журнал?

Accepted Answer

Усі важливі події з часом, виконавцем і особою, якої це стосується: запити й рішення, ручні записи, зміни співробітників і налаштувань, нагадування, річне закриття та втрата відпустки, фіксація, видалення, лікарняні та довідки, а також бонус за здоров'я. Фільтрується за дією та особою; через 24 місяці записи архівуються.

Question 62

Як захистити вхід?

Accepted Answer

За допомогою двофакторної автентифікації, яку кожен користувач вибирає сам: код електронною поштою, посилання для підтвердження електронною поштою, повідомлення Threema або Passkey (відбиток пальця, розпізнавання обличчя або PIN-код пристрою, також на кількох пристроях). Після п'яти невдалих спроб обліковий запис блокується; адміністратори та уповноважені HR-менеджери можуть розблокувати його або скинути двофакторну автентифікацію.

Question 63

Як довго зберігаються дані?

Accepted Answer

Записи часу за замовчуванням зберігаються безстроково. Ви можете налаштувати їх автоматичне видалення через період від 2 до 30 років (для співробітників із країною роботи в ЄС), щоразу за повні календарні роки першого числа місяця та із записом у журналі. Довідки до лікарняних видаляються після налаштованого строку, а журнал архівується через 24 місяці.

Question 64

Скільки коштує vivotempo?

Accepted Answer

Оплата здійснюється за кожного користувача: щомісяця, раз на пів року, щороку або за два роки, у валюті вашої країни; довші терміни вигідніші. Актуальні ціни наведено на сторінці цін, а перші два місяці безкоштовні.

Поширені запитання

Перші кроки та налаштування