Question 1

Wie kann ich vivotempo testen?

Accepted Answer

Sie können vivotempo zwei Monate kostenlos testen, mit allen Funktionen. Nach der Registrierung sind Sie Administrator Ihres Unternehmens und können sofort Mitarbeiter anlegen.

Question 2

Was sollte ich nach der Registrierung zuerst einstellen?

Accepted Answer

Bewährt hat sich diese Reihenfolge: Feiertagskalender für Ihre Standorte anlegen oder importieren im Arbeitszeitplan festlegen, ob Samstag, Sonntag oder Feiertage als Arbeitstage zählen halbe Urlaubstage erlauben oder nicht die Regeln für Resturlaub und Übertrag je Arbeitsland prüfen Mitarbeiter mit Rolle, Feiertagskalender, Arbeitsland und Urlaubsanspruch anlegen bei Bedarf HR-Manager benennen und ihre Rechte festlegen

Question 3

Wie lege ich Mitarbeiter an und wie erhalten sie ihren Zugang?

Accepted Answer

In der Mitarbeiterübersicht legen Administratoren und HR-Manager neue Mitarbeiter an: Name, E-Mail, Personalnummer, Abteilung, Rolle, Eintrittsdatum, Feiertagskalender und Arbeitsland. Den Zugang erhält der Mitarbeiter wahlweise über einen Zugangslink per E-Mail (48 Stunden gültig) oder über ein Passwort, das Sie festlegen. Eine Begrüßungs-E-Mail können Sie in einer der verfügbaren Sprachen senden; Versand, Klicks und Einlösung sehen Sie im Verlauf.

Question 4

Wird der Urlaubsanspruch bei Eintritt während des Jahres anteilig berechnet?

Accepted Answer

Ja. Beim Anlegen hilft der Rechner „Urlaubsanspruch berechnen“: Vollzeitanspruch mal Arbeitstage je Woche geteilt durch fünf mal verbleibende Monate geteilt durch zwölf, aufgerundet. Das Ergebnis wird als anteiliger Anspruch für das Eintrittsjahr hinterlegt.

Question 5

Welche Module gibt es?

Accepted Answer

Die Urlaubsverwaltung mit Team-Kalender, halben Tagen, Urlaubssperren, Logbuch, Zwei-Faktor-Anmeldung und E-Mail-Benachrichtigungen ist immer enthalten. Zusätzlich lassen sich die Arbeitszeiterfassung mit Terminal und das Krankmeldungs-Modul mit Gesundheitsprämie freischalten. Ist ein Modul nicht aktiv, erscheinen dessen Menüpunkte nicht.

Question 6

In welchen Sprachen gibt es vivotempo?

Accepted Answer

Derzeit in Deutsch, Englisch (UK und US), Französisch, Italienisch, Lettisch, Slowenisch und Ukrainisch; weitere Sprachen folgen. Jeder Mitarbeiter wählt seine Sprache im Profil, zusammen mit Datumsformat und hellem oder dunklem Design. E-Mails gehen in der Sprache des Empfängers hinaus, jedes Terminal kann eine eigene Sprache haben, und die Adressen der Seiten sind je Sprache übersetzt.

Question 7

Wie beantragt ein Mitarbeiter Urlaub?

Accepted Answer

Unter „Urlaub beantragen“ wählt er die Tage im Kalender, auf Wunsch halbe Tage (wenn erlaubt) und einen Kommentar. vivotempo zählt nur Arbeitstage: Wochenenden und Feiertage werden gemäß Arbeitszeitplan nicht abgezogen, halbe Feiertage wie Heiligabend kosten einen halben Tag. Vor dem Absenden zeigt vivotempo den Resturlaub einschließlich bereits offener Anträge und weist darauf hin, wenn zuerst Übertrag aus dem Vorjahr verbraucht wird, der bald verfällt.

Question 8

Welche Urlaubsarten gibt es?

Accepted Answer

Erholungsurlaub wird vom Urlaubskonto abgezogen. Unbezahlter Urlaub und Sonderurlaub lassen sich als Ausnahme beantragen und verändern das Konto nicht. Krankheit wird über das Krankmeldungs-Modul erfasst.

Question 9

Wer entscheidet über Urlaubsanträge?

Accepted Answer

Administratoren und HR-Manager genehmigen oder lehnen ab, jeweils mit Kommentar; bei Ablehnung kann ein Kommentar Pflicht sein. Zusätzlich gibt es interne Notizen, die nur die Verwaltung sieht. Auf Wunsch gilt das Vier-Augen-Prinzip: Anträge von Administratoren und HR-Managern entscheidet dann immer eine andere Person. Wer genau dafür zuständig ist, legen Sie in einer Liste fest.

Question 10

Welche Hilfen gibt es beim Entscheiden?

Accepted Answer

Die Entscheidungsseite zeigt alles auf einen Blick: Resturlaub nach der Genehmigung und Anspruch des betreffenden Jahres weitere offene Anträge derselben Person Hinweise auf Überschneidungen mit anderen Abwesenheiten eine Warnung, wenn das Konto ins Minus ginge, mit der Möglichkeit, bewusst als Ausnahme zu genehmigen nach der Entscheidung den direkten Sprung zum nächsten offenen Antrag

Question 11

Kann ein Antrag zurückgenommen oder geändert werden?

Accepted Answer

Offene Anträge kann der Mitarbeiter selbst zurücknehmen; für genehmigten Urlaub stellt er einen Änderungsantrag. Die Verwaltung kann eine Genehmigung oder Ablehnung zurücknehmen, der Antrag steht dann wieder auf „ausstehend“. Alle Schritte bleiben im Logbuch nachvollziehbar.

Question 12

Kann die Verwaltung Urlaub direkt eintragen?

Accepted Answer

Ja. Administratoren und berechtigte HR-Manager tragen Urlaub, Krankheit, unbezahlten Urlaub oder Sonderurlaub direkt ein oder entfernen ihn, auch halbe Tage. vivotempo zeigt den Resturlaub danach und warnt bei Überschneidungen oder negativem Konto. Den Mitarbeiter können Sie in der App benachrichtigen und zusätzlich eine E-Mail senden, die Sie vor dem Versand bearbeiten.

Question 13

Kann ich Urlaubssperren festlegen?

Accepted Answer

Ja. Im Feiertagskalender markieren Sie gesperrte Tage, für alle oder für einzelne Mitarbeiter. Anträge in einen gesperrten Zeitraum werden abgewiesen.

Question 14

Wie behalte ich den Überblick über Abwesenheiten im Team?

Accepted Answer

Der Team-Kalender zeigt Urlaub, Krankheit und Feiertage in Monats- und Jahresansicht, filterbar nach Feiertagskalender. Krankheit kann neutral als „Abwesend“ erscheinen. Die Übersicht lässt sich als PDF, Excel, LibreOffice Calc, CSV oder JSON exportieren oder drucken, und auf Wunsch erscheint der Kalender direkt auf der Seite zum Entscheiden.

Question 15

Wie wird der Urlaubsanspruch hinterlegt?

Accepted Answer

Jeder Mitarbeiter hat einen Standardanspruch. Für das laufende und die nächsten fünf Jahre lassen sich abweichende Ansprüche hinterlegen, zum Beispiel beim Wechsel in Teilzeit; vergangene Jahre bleiben unverändert.

Question 16

Wie werden Resturlaub und Verfall geregelt?

Accepted Answer

Je Arbeitsland legen Sie fest, bis zu welchem Stichtag übertragener Resturlaub genommen werden muss, wie viele Jahre nach dem Urlaubsjahr er gilt, ob er gar nicht verfällt und wie viele Tage höchstens übertragen werden. Vorbelegt sind die üblichen Regeln: Deutschland 31.03. des Folgejahres, Österreich 31.12. zwei Jahre später, Frankreich 31.05., Lettland 31.12., Slowenien 30.06., USA ohne Verfall. Eine Obergrenze lässt sich zusätzlich je Mitarbeiter festlegen; sie geht der Landesregel vor.

Question 17

Werden Mitarbeiter an verfallenden Resturlaub erinnert?

Accepted Answer

Ja, automatisch in der App: ab etwa 90 Tagen vor dem Verfall und erneut ab 30 Tagen. Im Dezember warnt vivotempo, wenn Tage wegen der Obergrenze verfallen würden. Jede Erinnerung wird im Logbuch dokumentiert; in Deutschland ist sie Voraussetzung dafür, dass Urlaub verfallen darf.

Question 18

Was passiert zum Jahreswechsel?

Accepted Answer

Mit dem Jahresabschluss überträgt vivotempo den Resturlaub ins neue Jahr und beachtet dabei die Obergrenzen; vorher sehen Sie eine Vorschau. Fällig gewordene verfallene Tage buchen Sie anschließend aus, in Deutschland nur nach dokumentierter Erinnerung. Im Januar erinnert vivotempo die Administratoren, falls der Abschluss noch aussteht.

Question 19

Wo sehe ich, wie sich ein Urlaubskonto entwickelt hat?

Accepted Answer

Auf der Seite des Mitarbeiters zeigt die Urlaubskonto-Historie je Jahr Anspruch, Übertrag aus dem Vorjahr, genommene und verfallene Tage. Im Team-Kalender zeigt eine Übersicht die Kette vom Anfangsstand über Verfall und Gutschriften bis zum aktuellen und voraussichtlichen Stand.

Question 20

Was passiert, wenn jemand im Urlaub krank wird?

Accepted Answer

Mit Nachweis (elektronische AU oder hochgeladene Bescheinigung) schreibt vivotempo die Urlaubstage wieder gut, in Deutschland nach § 9 BUrlG. Die Regel folgt automatisch dem Arbeitsland oder ist fest ein- oder ausgeschaltet, auf Wunsch mit Mindestdauer der Krankheit. Fehlt der Nachweis, erinnert vivotempo daran.

Question 21

Können Mitarbeiter aus verschiedenen Ländern oder Bundesländern unterschiedliche Feiertage haben?

Accepted Answer

Ja. Sie legen beliebig viele Feiertagskalender an, zum Beispiel „Bayern“, „Nordrhein-Westfalen“, „Österreich“ oder „Slowenien“, und ordnen jedem Mitarbeiter seinen Kalender zu. Urlaubstage, Soll-Arbeitszeit und Feiertagsstunden richten sich dann nach seinem Kalender.

Question 22

Muss ich alle Feiertage selbst eintragen?

Accepted Answer

Nein. Gesetzliche Feiertage lassen sich für sehr viele Länder importieren, mit Regionsfilter für Bundesländer, Kantone oder Regionen. Feste Feiertage übernehmen Sie mit einem Klick ins nächste Jahr; bewegliche Feiertage bitte kurz prüfen.

Question 23

Kann ich eigene freie Tage hinzufügen, etwa Brückentage?

Accepted Answer

Ja, als ganzen oder halben Tag. Heiligabend und Silvester sind standardmäßig halbe Tage und kosten im Urlaubsantrag einen halben Urlaubstag.

Question 24

Was bewirkt das Arbeitsland eines Mitarbeiters?

Accepted Answer

Das Arbeitsland bestimmt, welche Regeln gelten: Verfall von Resturlaub, Gutschrift bei Krankheit im Urlaub, Prüfungen nach Arbeitszeitrecht und die Aufbewahrungsfrist für Zeiteinträge. Derzeit verfügbar sind Deutschland, Österreich, Frankreich, Lettland, Slowenien und die USA. Der Feiertagskalender wird unabhängig davon zugeordnet.

Question 25

Zählen Wochenenden und Feiertage als Urlaubstage?

Accepted Answer

Das legen Sie im Arbeitszeitplan fest: ob Samstag, Sonntag oder Feiertage Arbeitstage sind, für alle oder abweichend für einzelne Mitarbeiter. Vom Urlaub abgezogen werden nur Arbeitstage.

Question 26

Kann ich den Feiertagskalender ausdrucken?

Accepted Answer

Ja, als Jahreskalender im PDF-Format, hoch oder quer. Die Namen der Feiertage erscheinen in der Sprache des Nutzers.

Question 27

Wie erfassen Mitarbeiter ihre Arbeitszeit?

Accepted Answer

Im Browser oder auf dem Smartphone unter „Start / Ende“ oder am Terminal im Unternehmen: Arbeitszeit starten, Pause beginnen und beenden, Arbeitszeit beenden. Mehrere Sitzungen am Tag und Arbeit über Mitternacht sind möglich. Die Monatsübersicht zeigt Soll und Ist, Über- und Minderstunden und auf Wunsch das Gleitzeitkonto.

Question 28

Welche Arbeitszeitmodelle werden unterstützt?

Accepted Answer

Gleitzeit oder feste Zeiten, Wochen- und Tagesstunden sowie Arbeitstage je Woche, auch abweichend je Mitarbeiter. Auf Wunsch eine Kernarbeitszeit (zum Beispiel 9 bis 15 Uhr) oder ein Startfenster (zum Beispiel Beginn zwischen 8 und 10 Uhr); beides dient als Hinweis in Übersicht und Report und blockiert das Stempeln nicht. Zeiten lassen sich auf 5, 10 oder 15 Minuten runden, wahlweise auf den nächsten Wert, auf oder ab.

Question 29

Wie werden Pausen behandelt?

Accepted Answer

Sie legen fest, ab welcher Arbeitsdauer welche Mindestpause gilt (Vorgabe 30 Minuten ab 6 Stunden, 45 Minuten ab 9 Stunden) und wie lang eine Pause mindestens sein muss, um als Ruhepause zu zählen. Ein automatischer Abzug fehlender Pausenzeit ist einstellbar, ebenso abweichende Werte je Mitarbeiter. Am Terminal sieht der Mitarbeiter vor dem Feierabend, welcher Abzug ansteht.

Question 30

Gibt es ein Gleitzeitkonto?

Accepted Answer

Ja, einschaltbar ab einem Stichtag. Je Mitarbeiter tragen Sie einen Startsaldo ein, auch negativ. Das Konto berücksichtigt Feiertage, Urlaub, Krankheit und das Eintrittsdatum.

Question 31

Werden Nacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden ausgewiesen?

Accepted Answer

Auf Wunsch ja, getrennt einschaltbar: Nachtstunden mit eigenem Zeitfenster (Vorgabe 23 bis 6 Uhr), Sonntagsstunden und Feiertagsstunden, bei halben Feiertagen ab 14 Uhr. Je Mitarbeiter lässt sich abweichend „an“, „aus“ oder „wie global“ wählen. Die Stunden erscheinen in der Monatsübersicht und im Lohnbüro-Export, jeweils in Stunden und Minuten sowie dezimal.

Question 32

Dürfen Mitarbeiter ihre Zeiten selbst korrigieren?

Accepted Answer

Das entscheiden Sie je Mitarbeiter: ob Arbeitszeit und Pausen selbst geändert werden dürfen und wie weit rückwirkend (ein Tag, eine Woche, ein Monat, eine eigene Anzahl Tage oder unbegrenzt), getrennt für Browser und Terminal. Jede Änderung wird mit Grund protokolliert. Ändert die Verwaltung Zeiten, kann der Mitarbeiter zusätzlich per E-Mail informiert werden.

Question 33

Kann ich abgerechnete Monate gegen Änderungen sperren?

Accepted Answer

Ja, mit „Festgeschrieben bis“. Bis einschließlich dieses Datums kann niemand mehr Zeiteinträge anlegen, ändern oder löschen, auch die Verwaltung nicht; das laufende Stempeln ist nicht betroffen. Wer wann festgeschrieben hat, wird gespeichert und angezeigt.

Question 34

Was passiert, wenn jemand vergisst auszustempeln?

Accepted Answer

vivotempo erinnert, wenn eine Arbeitszeit länger als 14 Stunden oder eine Pause länger als 8 Stunden läuft, und beendet sie nach einer einstellbaren Dauer automatisch (Vorgabe 18 Stunden), mit Mitteilung an Mitarbeiter und Verwaltung. Auf Wunsch erinnert vivotempo montags an Tage der Vorwoche ohne Erfassung.

Question 35

Prüft vivotempo das Arbeitszeitrecht?

Accepted Answer

Wenn Sie es einschalten, je Arbeitsland und je Regel: Pausenpflicht, Tageshöchstarbeitszeit, Ruhezeit zwischen Arbeitstagen, Hinweis bei Überschreiten der Wochenarbeitszeit und in Deutschland die Kennzeichnung von Sonntagsarbeit. Die Grenzwerte sind je Land hinterlegt. Standardmäßig ist keine Prüfung aktiv.

Question 36

Wie kommen die Zeiten ins Lohnbüro?

Accepted Answer

Der Lohnbüro-Export enthält für einen Monat alle Mitarbeiter mit Arbeitstag, Personalnummer, Beginn, Ende, Pausen, Brutto- und Nettozeit (auch dezimal), Zuschlagsstunden, Abwesenheiten und freigegebenen Gesundheitsprämien samt Lohnart. Auf Wunsch geht er per E-Mail direkt an festgelegte Empfänger. Daneben gibt es Periodenreports für Tag, Woche, Monat, Jahr oder einen freien Zeitraum, als PDF mit Tagesverlauf-Grafik oder als Tabelle (Excel, LibreOffice Calc, CSV, JSON).

Question 37

Was ist das vivotempo-Terminal?

Accepted Answer

Ein Tablet oder Bildschirm im Unternehmen, an dem Mitarbeiter ohne eigenes Gerät stempeln. Sie legen beliebig viele Terminals an; jedes erhält eine eigene Adresse mit QR-Code und lässt sich als App installieren, die im Vollbild startet.

Question 38

Wie melden sich Mitarbeiter am Terminal an?

Accepted Answer

Je Terminal wählbar, auch kombiniert und in eigener Reihenfolge: Gesichtserkennung, PIN (4 bis 6 Stellen), QR-Code, NFC-Karte oder Bluetooth. Alternativ wählen Mitarbeiter ihren Namen aus einer Liste. Gesicht, NFC, QR-Code und Bluetooth registrieren die Mitarbeiter selbst am Terminal.

Question 39

Was zeigt das Terminal nach der Anmeldung?

Accepted Answer

Den Status mit Uhrzeit, den Tagesverlauf mit Pausen (auch über Mitternacht), Kernzeit oder Startfenster, die heute gearbeitete Zeit und einen anstehenden Mindestpausen-Abzug. Außerdem den eigenen Urlaub, den nächsten Feiertag innerhalb von 14 Tagen und Hinweise wie „Ausstempeln vergessen?“.

Question 40

Können Zeiten am Terminal korrigiert werden?

Accepted Answer

Ja, wenn es für den Mitarbeiter freigegeben ist, innerhalb des eingestellten Zeitraums und mit Angabe eines Grundes.

Question 41

Was sehen andere in der Namensliste?

Accepted Answer

Ob der Arbeits- oder Pausenstatus in der Liste erscheint, legen Sie je Terminal fest (Vorgabe: aus). Den Urlaub stellen Sie je Mitarbeiter ein: 30 Tage im Voraus, nur während des Urlaubs oder gar nicht. Einzelne Mitarbeiter lassen sich aus der Liste eines Terminals ausblenden, ohne dass sie das Stempeln per Karte oder Gesicht verlieren.

Question 42

Wie lässt sich das Terminal gestalten?

Accepted Answer

Je Terminal einstellbar: Hintergrund-Diashow mit bis zu 50 Bildern oder Videos Nachtdimmen mit eigenen Zeiten und eigener Helligkeit für Werktage und Wochenende Pausentöne zu festen Uhrzeiten, aus Vorlagen oder als eigene Audiodatei persönliche Bilder, Videos oder Töne je Mitarbeiter beim Stempeln eigene Sprache, Zeitzone und Standortangabe

Question 43

Was passiert bei einem Internetausfall?

Accepted Answer

Das Terminal speichert Buchungen zwischen und trägt sie nach, sobald die Verbindung zurück ist (bis zu 24 Stunden). Nach Updates lädt es sich selbst neu. Eine Diagnoseansicht zeigt Version, Uhrabweichung, Warteschlange und letzte Synchronisierung.

Question 44

Wie meldet sich ein Mitarbeiter krank?

Accepted Answer

Unter „Krank melden“: für einen Tag, mehrere Tage oder offen bis auf Weiteres, mit Bemerkung (ohne Diagnosen) und einem Häkchen für eine elektronische AU. Bescheinigungen lassen sich als PDF oder Foto hochladen. Mit „Gesund melden“ wird eine offene Krankmeldung beendet. Die Verwaltung kann Krankmeldungen auch für Mitarbeiter erfassen.

Question 45

Welche Regeln lassen sich einstellen?

Accepted Answer

Im Bereich Krankmeldung der Einstellungen: wie weit rückwirkend gemeldet werden darf (Vorgabe 14 Tage) die Frist für den Nachweis mit Erinnerung (Vorgabe 3 Tage) die Gutschrift bei Krankheit im Urlaub: nach Arbeitsland, immer oder nie, mit Mindestdauer wie lange Bescheinigungen aufbewahrt werden (Vorgabe 3 Jahre nach Jahresende, danach automatische Löschung) Krankheit im Team-Kalender neutral als „Abwesend“ anzeigen wer benachrichtigt wird: Administratoren, HR-Manager, zusätzlich per E-Mail

Question 46

Wie werden Gesundheitsdaten geschützt?

Accepted Answer

Diagnosen gehören nicht in vivotempo; das Formular weist darauf hin. Im Team-Kalender kann Krankheit neutral erscheinen. Bescheinigungen sehen nur der Mitarbeiter selbst und die Verwaltung; Hochladen, Ansehen und Löschen werden im Logbuch festgehalten, und nach Ablauf der Frist werden sie automatisch gelöscht.

Question 47

Gibt es Auswertungen zu Krankheitstagen?

Accepted Answer

Ja: Meldungen und Krankheitstage je Mitarbeiter und Monat, Krankheitsquote und Bradford-Faktor (Anzahl der Krankheitsfälle zum Quadrat mal Krankheitstage, für das Jahr oder rollierend über 12 Monate), mit Vorjahresvergleich und Export. Filter zeigen aktuell Kranke, offene Krankmeldungen und solche ohne Nachweis.

Question 48

Was ist die Gesundheitsprämie?

Accepted Answer

Ein freiwilliger Bonus, den Sie Mitarbeitern zusagen, wenn sie in einem Zeitraum von 12 Monaten wenige Krankheitstage haben. Sie legen je Mitarbeiter einen Höchstbetrag und eine Grenze an Krankheitstagen fest. Der Administrator schaltet die Funktion in den Einstellungen ein; verwalten dürfen Administratoren und freigegebene HR-Manager.

Question 49

Wie wird die Prämie berechnet?

Accepted Answer

Linear und centgenau: Höchstbetrag mal (Grenze minus Krankheitstage) geteilt durch Grenze. Beispiel bei 1.000 € und einer Grenze von 10 Tagen: kein Krankheitstag 1.000 €, ein Tag 900 €, fünf Tage 500 €, ab zehn Tagen kein Bonus. Gezählt werden Krankheitstage an Arbeitstagen; Feiertage und Urlaub zählen nicht, halbe Tage zählen halb.

Question 50

Wie wird Teilzeit berücksichtigt?

Accepted Answer

Anteilig: Der Betrag richtet sich nach den Wochenstunden im Verhältnis zur Vollzeit, die Grenze nach den Arbeitstagen je Woche. Wechselt jemand im Zeitraum den Umfang, rechnet vivotempo zeitanteilig; der Verlauf wird automatisch mitgeschrieben und lässt sich korrigieren. Mitarbeiter sehen ihren Anteil in der eigenen Ansicht.

Question 51

Für welchen Zeitraum gilt eine Zusage?

Accepted Answer

Ab einem Datum fortlaufend oder von bis. Bezugszeitraum sind jeweils 12 Monate ab Beginn; ist der letzte Zeitraum kürzer, gelten Betrag und Grenze anteilig, ebenso bei Eintritt während des Zeitraums. Bei Austritt vor dem Stichtag verfällt der Bonus oder gilt anteilig, je nach Einstellung.

Question 52

Zählen alle Krankmeldungen?

Accepted Answer

Einzelne Krankmeldungen lassen sich ausnehmen, jeweils mit Grund: Arbeitsunfall, schwangerschaftsbedingt oder sonstiger Grund. Auf Wunsch kürzt längerer unbezahlter Urlaub, zum Beispiel Elternzeit, Betrag und Grenze anteilig, ab einer einstellbaren Mindestdauer.

Question 53

Wie läuft die Auszahlung ab?

Accepted Answer

Am Stichtag wird der Zeitraum festgestellt und danach für einen Abrechnungsmonat freigegeben, einzeln oder für viele Mitarbeiter auf einmal. Freigegebene Beträge erscheinen im Lohnbüro-Export, auf Wunsch mit Lohnart-Nummer. Festgestellte Zeiträume lassen sich nur mit Begründung wieder öffnen; ändert sich danach eine Krankmeldung, weist vivotempo auf eine Nachberechnung hin. Erinnerungen kommen 14 Tage vor und am Stichtag, und eine Jahresauswertung zeigt die Summen je Abteilung.

Question 54

Ist eine solche Prämie rechtlich zulässig?

Accepted Answer

Das hängt vom Land und von der Gestaltung ab, etwa von Kürzungsgrenzen und der Mitbestimmung eines Betriebsrats. Die arbeitsrechtliche Prüfung liegt beim Unternehmen; vivotempo setzt nur die Berechnung um.

Question 55

Welche Rollen gibt es?

Accepted Answer

Mitarbeiter, HR-Manager und Administrator. Mitarbeiter verwalten ihre eigenen Anträge, Zeiten und Krankmeldungen. HR-Manager entscheiden über Urlaub und verwalten Mitarbeiter, Feiertage und Einstellungen. Administratoren haben alle Rechte und vergeben als Einzige die Rolle Administrator.

Question 56

Wie mache ich jemanden zum HR-Manager?

Accepted Answer

Wählen Sie beim Anlegen eines neuen Mitarbeiters die Rolle „HR-Manager“, oder ändern Sie bei einem bestehenden Mitarbeiter die Rolle und speichern Sie.

Question 57

Welche zusätzlichen Rechte kann ein HR-Manager erhalten?

Accepted Answer

Der Administrator vergibt diese Rechte einzeln in den Einstellungen: Passwort zurücksetzen Benutzer sperren und entsperren Zwei-Faktor-Anmeldung zurücksetzen Terminal-PIN für Mitarbeiter setzen Urlaub manuell eintragen und entfernen Gesundheitsprämien verwalten Mindestpausen je Mitarbeiter anpassen Aufbewahrungsfrist der Zeiteinträge festlegen

Question 58

Welche Benachrichtigungen gibt es?

Accepted Answer

In der App über die Glocke, auf Wunsch zusätzlich per E-Mail an eine eigene Adresse: neue, genehmigte und abgelehnte Anträge, Krankmeldungen und fehlende Nachweise, Gutschriften, verfallender Resturlaub, ausstehender Jahresabschluss, fehlende oder ungewöhnlich lange Zeiterfassung, Gesundheitsprämie und mehr.

Question 59

Wer erhält eine E-Mail bei neuen Urlaubsanträgen?

Accepted Answer

Sie legen fest, ob Administratoren, HR-Manager oder beide eine E-Mail erhalten. Einzelne Empfänger können sich in ihrem Profil abmelden. Eine Übersicht in den Einstellungen zeigt, wer an welche Adresse E-Mails erhält.

Question 60

Kann die Verwaltung sehen, wer gerade arbeitet?

Accepted Answer

Ja, in der Arbeitszeit-Übersicht als Kacheln oder Liste. Auf Wunsch erscheint je Mitarbeiter eine kurze Live-Mitteilung beim Kommen, Gehen und bei Pausen.

Question 61

Was steht im Logbuch?

Accepted Answer

Alle wichtigen Vorgänge mit Zeit, ausführender und betroffener Person: Anträge und Entscheidungen, manuelle Einträge, Änderungen an Mitarbeitern und Einstellungen, Erinnerungen, Jahresabschluss und Verfall, Festschreibung, Löschungen, Krankmeldungen und Bescheinigungen sowie die Gesundheitsprämie. Filterbar nach Aktion und Person; nach 24 Monaten wird archiviert.

Question 62

Wie sichere ich die Anmeldung ab?

Accepted Answer

Mit Zwei-Faktor-Anmeldung, die jeder Nutzer selbst wählt: Code per E-Mail, Bestätigungslink per E-Mail, Threema-Nachricht oder Passkey (Fingerabdruck, Gesichtserkennung oder Geräte-PIN, auch auf mehreren Geräten). Nach fünf Fehlversuchen wird das Konto gesperrt; Administratoren und berechtigte HR-Manager können entsperren oder die Zwei-Faktor-Anmeldung zurücksetzen.

Question 63

Wie lange werden Daten gespeichert?

Accepted Answer

Zeiteinträge bleiben standardmäßig dauerhaft erhalten. Sie können festlegen, dass sie nach 2 bis 30 Jahren automatisch gelöscht werden (für Mitarbeiter mit Arbeitsland in der EU), jeweils ganze Kalenderjahre am Monatsersten und mit Eintrag im Logbuch. Bescheinigungen zu Krankmeldungen werden nach der eingestellten Frist gelöscht, und das Logbuch wird nach 24 Monaten archiviert.

Question 64

Was kostet vivotempo?

Accepted Answer

Abgerechnet wird je Benutzer, wahlweise monatlich, halbjährlich, jährlich oder für zwei Jahre, in der Währung Ihres Landes; längere Laufzeiten sind günstiger. Die aktuellen Preise stehen auf der Preisseite, und die ersten zwei Monate sind kostenlos.

Häufige Fragen

Erste Schritte und Einrichtung