Question 1

Jak si mohu vivotempo vyzkoušet?

Accepted Answer

Aplikaci vivotempo můžete dva měsíce zdarma vyzkoušet se všemi funkcemi. Po registraci jste administrátorem své firmy a můžete ihned přidávat zaměstnance.

Question 2

Co nastavit po registraci jako první?

Accepted Answer

Osvědčilo se toto pořadí: založit nebo importovat kalendáře svátků pro vaše pracoviště v rozvrhu pracovní doby určit, zda se sobota, neděle nebo svátky počítají jako pracovní dny rozhodnout, zda povolit půldny dovolené zkontrolovat pravidla pro zbývající a převedenou dovolenou podle země výkonu práce přidat zaměstnance s rolí, kalendářem svátků, zemí výkonu práce a nárokem na dovolenou v případě potřeby jmenovat HR manažery a určit jejich oprávnění

Question 3

Jak přidám zaměstnance a jak získají přístup?

Accepted Answer

Administrátoři a HR manažeři přidávají nové zaměstnance v přehledu zaměstnanců (Mitarbeiterübersicht): jméno, e-mail, osobní číslo, oddělení, role, datum nástupu, kalendář svátků a země výkonu práce. Zaměstnanec získá přístup buď přes přístupový odkaz zaslaný e-mailem (platí 48 hodin), nebo přes heslo, které nastavíte vy. Uvítací e-mail můžete odeslat v kterémkoli z dostupných jazyků; odeslání, kliknutí a použití odkazu uvidíte v historii.

Question 4

Počítá se nárok na dovolenou poměrně, když zaměstnanec nastoupí v průběhu roku?

Accepted Answer

Ano. Při zakládání zaměstnance pomůže kalkulačka „Vypočítat nárok na dovolenou“ (Urlaubsanspruch berechnen): nárok při plném úvazku krát počet pracovních dnů v týdnu děleno pěti, krát počet zbývajících měsíců děleno dvanácti, zaokrouhleno nahoru. Výsledek se uloží jako poměrný nárok pro rok nástupu.

Question 5

Jaké moduly jsou k dispozici?

Accepted Answer

Správa dovolených s týmovým kalendářem, půldny, blokacemi dovolené, auditním protokolem, dvoufázovým ověřením a e-mailovými oznámeními je zahrnuta vždy. Navíc lze aktivovat evidenci docházky s terminálem a modul pro hlášení nemoci se zdravotním bonusem. Pokud modul není aktivní, jeho položky se v menu nezobrazují.

Question 6

V jakých jazycích je vivotempo k dispozici?

Accepted Answer

V současnosti v němčině, angličtině (britské a americké), francouzštině, italštině, lotyšštině, slovinštině a ukrajinštině; další jazyky budou následovat. Každý zaměstnanec si ve svém profilu zvolí jazyk, formát data a světlý nebo tmavý vzhled. E-maily se odesílají v jazyce příjemce, každý terminál může mít vlastní jazyk a adresy stránek jsou přeložené pro každý jazyk.

Question 7

Jak zaměstnanec požádá o dovolenou?

Accepted Answer

V části „Požádat o dovolenou“ (Urlaub beantragen) vybere dny v kalendáři, podle potřeby i půldny (pokud jsou povolené), a může přidat komentář. vivotempo počítá jen pracovní dny: víkendy a svátky se podle rozvrhu pracovní doby neodečítají, u polovičních svátků, jako je Štědrý den, se odečte půl dne. Před odesláním vivotempo zobrazí zbývající dovolenou včetně dosud nevyřízených žádostí a upozorní, pokud se nejprve čerpá převedená dovolená z minulého roku, která brzy propadne.

Question 8

Jaké druhy dovolené existují?

Accepted Answer

Řádná dovolená se odečítá z konta dovolené. O neplacené volno a zvláštní volno lze požádat jako o výjimku a konto dovolené se tím nemění. Nemoc se eviduje v modulu pro hlášení nemoci.

Question 9

Kdo rozhoduje o žádostech o dovolenou?

Accepted Answer

Administrátoři a HR manažeři žádosti schvalují nebo zamítají, vždy s možností komentáře; při zamítnutí může být komentář povinný. K dispozici jsou také interní poznámky, které vidí jen administrátoři a HR manažeři. Volitelně lze uplatnit princip čtyř očí: o žádostech administrátorů a HR manažerů pak vždy rozhoduje jiná osoba. Kdo přesně je za to odpovědný, určíte v seznamu.

Question 10

Co pomáhá při rozhodování?

Accepted Answer

Stránka pro rozhodování ukazuje vše na jeden pohled: zbývající dovolenou po schválení a nárok v daném roce další nevyřízené žádosti téže osoby upozornění na překrývání s jinými nepřítomnostmi varování, pokud by se konto dostalo do minusu, s možností vědomě schválit žádost jako výjimku po rozhodnutí přímý přechod na další nevyřízenou žádost

Question 11

Lze žádost stáhnout nebo změnit?

Accepted Answer

Nevyřízené žádosti může zaměstnanec sám stáhnout; u schválené dovolené podá žádost o změnu. Administrátoři a HR manažeři mohou schválení nebo zamítnutí vrátit zpět, žádost je pak opět ve stavu „čeká na vyřízení“ (ausstehend). Všechny kroky zůstávají dohledatelné v auditním protokolu.

Question 12

Mohou administrátoři zadat dovolenou přímo?

Accepted Answer

Ano. Administrátoři a oprávnění HR manažeři přímo zadávají nebo odebírají dovolenou, nemoc, neplacené volno nebo zvláštní volno, včetně půldnů. vivotempo poté zobrazí zbývající dovolenou a upozorní na překrývání nebo záporný zůstatek konta. Zaměstnance můžete upozornit v aplikaci a navíc mu poslat e-mail, který před odesláním upravíte.

Question 13

Mohu nastavit blokace dovolené?

Accepted Answer

Ano. V kalendáři svátků označíte blokované dny, pro všechny nebo pro jednotlivé zaměstnance. Žádosti, které spadají do blokovaného období, jsou zamítnuty.

Question 14

Jak si udržet přehled o nepřítomnostech v týmu?

Accepted Answer

Týmový kalendář ukazuje dovolenou, nemoc a svátky v měsíčním a ročním zobrazení s filtrem podle kalendáře svátků. Nemoc se může zobrazovat neutrálně jako „Nepřítomnost“ (Abwesend). Přehled lze exportovat jako PDF, Excel, LibreOffice Calc, CSV nebo JSON, případně vytisknout, a volitelně se kalendář zobrazí přímo na stránce pro rozhodování.

Question 15

Jak se nastavuje nárok na dovolenou?

Accepted Answer

Každý zaměstnanec má standardní nárok. Pro aktuální rok a následujících pět let lze nastavit odlišné nároky, například při přechodu na zkrácený úvazek; minulé roky zůstávají beze změny.

Question 16

Jak se řeší zbývající dovolená a její propadnutí?

Accepted Answer

Pro každou zemi výkonu práce určíte, do jakého rozhodného dne je třeba převedenou zbývající dovolenou vyčerpat, kolik let po roce, za který vznikla, platí, zda vůbec nepropadá a kolik dní lze nejvýše převést. Předvyplněná jsou obvyklá pravidla: Německo 31. 3. následujícího roku, Rakousko 31. 12. o dva roky později, Francie 31. 5., Lotyšsko 31. 12., Slovinsko 30. 6., USA bez propadnutí. Horní limit lze navíc nastavit pro jednotlivé zaměstnance; má přednost před pravidlem dané země.

Question 17

Dostávají zaměstnanci připomínky k propadající zbývající dovolené?

Accepted Answer

Ano, automaticky v aplikaci: přibližně od 90 dnů před propadnutím a znovu od 30 dnů. V prosinci vivotempo upozorní, pokud by dny propadly kvůli hornímu limitu. Každá připomínka se zaznamená v auditním protokolu; v Německu je podmínkou toho, aby dovolená vůbec mohla propadnout.

Question 18

Co se děje na přelomu roku?

Accepted Answer

Při uzavření roku převede vivotempo zbývající dovolenou do nového roku a zohlední přitom horní limity; předem uvidíte náhled. Dny, které mezitím propadly, poté odepíšete, v Německu jen po doložené připomínce. V lednu vivotempo připomene administrátorům uzavření roku, pokud ještě neproběhlo.

Question 19

Kde zjistím, jak se konto dovolené vyvíjelo?

Accepted Answer

Na stránce zaměstnance ukazuje historie konta dovolené za každý rok nárok, převedenou dovolenou z minulého roku a vyčerpané a propadlé dny. V týmovém kalendáři zobrazuje přehled celý řetězec od počátečního stavu přes propadnutí a připsané dny až po aktuální a předpokládaný stav.

Question 20

Co když někdo během dovolené onemocní?

Accepted Answer

S dokladem (elektronická neschopenka nebo nahrané potvrzení) vrátí vivotempo dny dovolené zpět na konto, v Německu podle § 9 BUrlG (německý zákon o dovolené). Pravidlo se automaticky řídí zemí výkonu práce, nebo je napevno zapnuté či vypnuté, volitelně s minimální délkou nemoci. Pokud doklad chybí, vivotempo připomene jeho doložení.

Question 21

Mohou mít zaměstnanci z různých států nebo spolkových zemí různé svátky?

Accepted Answer

Ano. Založíte libovolný počet kalendářů svátků, například „Bavorsko“, „Severní Porýní-Vestfálsko“, „Rakousko“ nebo „Slovinsko“, a každému zaměstnanci přiřadíte jeho kalendář. Dny dovolené, fond pracovní doby a hodiny ve svátcích se pak řídí jeho kalendářem.

Question 22

Musím všechny svátky zadávat ručně?

Accepted Answer

Ne. Státní svátky lze importovat pro velké množství zemí, s filtrem regionů pro spolkové země, kantony nebo regiony. Pevné svátky převezmete do dalšího roku jedním kliknutím; pohyblivé svátky prosím jen zkontrolujte.

Question 23

Mohu přidat vlastní volné dny, například den mezi svátkem a víkendem?

Accepted Answer

Ano, jako celý den nebo půlden. Štědrý den a Silvestr jsou ve výchozím nastavení půldny a v žádosti o dovolenou se za ně odečte půl dne dovolené.

Question 24

Na co má vliv země výkonu práce zaměstnance?

Accepted Answer

Země výkonu práce určuje, jaká pravidla platí: propadnutí zbývající dovolené, vrácení dovolené při nemoci během dovolené, kontroly podle předpisů o pracovní době a lhůta uchování záznamů docházky. V současnosti jsou k dispozici Německo, Rakousko, Francie, Lotyšsko, Slovinsko a USA. Kalendář svátků se přiřazuje nezávisle na ní.

Question 25

Počítají se víkendy a svátky jako dny dovolené?

Accepted Answer

To určíte v rozvrhu pracovní doby: zda jsou sobota, neděle nebo svátky pracovními dny, a to pro všechny, nebo odlišně pro jednotlivé zaměstnance. Z dovolené se odečítají jen pracovní dny.

Question 26

Mohu kalendář svátků vytisknout?

Accepted Answer

Ano, jako roční kalendář ve formátu PDF, na výšku nebo na šířku. Názvy svátků se zobrazují v jazyce uživatele.

Question 27

Jak zaměstnanci evidují svou pracovní dobu?

Accepted Answer

V prohlížeči nebo na chytrém telefonu v části „Začátek / konec“ (Start / Ende), nebo na terminálu ve firmě: zahájit práci, začít a ukončit přestávku, ukončit práci. Možné je více pracovních úseků za den i práce přes půlnoc. Měsíční přehled ukazuje fond pracovní doby a skutečně odpracovanou dobu, přesčasy a nedopracované hodiny a volitelně konto pružné pracovní doby.

Question 28

Jaké modely pracovní doby jsou podporovány?

Accepted Answer

Pružná nebo pevná pracovní doba, týdenní a denní počet hodin i počet pracovních dnů v týdnu, také odlišně pro jednotlivé zaměstnance. Volitelně základní pracovní doba (například od 9:00 do 15:00) nebo časové okno pro příchod (například začátek mezi 8:00 a 10:00); obojí slouží jako upozornění v přehledu a reportu a záznam příchodu ani odchodu neblokuje. Časy lze zaokrouhlovat na 5, 10 nebo 15 minut, a to na nejbližší hodnotu, nahoru nebo dolů.

Question 29

Jak se pracuje s přestávkami?

Accepted Answer

Určíte, od jaké délky práce platí jaká povinná přestávka (výchozí hodnoty: 30 minut po 6 hodinách, 45 minut po 9 hodinách) a jak dlouhá musí přestávka nejméně být, aby se započítala jako přestávka na jídlo a oddech. Lze nastavit automatický odpočet chybějící doby přestávky a také odlišné hodnoty pro jednotlivé zaměstnance. Na terminálu zaměstnanec před odchodem z práce vidí, jaký odpočet ho čeká.

Question 30

Je k dispozici konto pružné pracovní doby?

Accepted Answer

Ano, lze ho zapnout od rozhodného dne. Pro každého zaměstnance zadáte počáteční zůstatek, i záporný. Konto zohledňuje svátky, dovolenou, nemoc a datum nástupu.

Question 31

Vykazují se hodiny odpracované v noci, v neděli a ve svátky?

Accepted Answer

Volitelně ano, každou položku lze zapnout zvlášť: noční hodiny s vlastním časovým oknem (výchozí 23:00 až 6:00), hodiny v neděli a hodiny ve svátky, u polovičních svátků od 14:00. Pro jednotlivé zaměstnance lze odlišně zvolit „zapnuto“, „vypnuto“ nebo „podle globálního nastavení“ (an, aus, wie global). Hodiny se zobrazují v měsíčním přehledu a v exportu pro mzdy, vždy v hodinách a minutách i v desetinném tvaru.

Question 32

Mohou zaměstnanci své časy sami opravovat?

Accepted Answer

To rozhodujete pro každého zaměstnance zvlášť: zda smí sám měnit pracovní dobu a přestávky a jak daleko zpětně (jeden den, jeden týden, jeden měsíc, vlastní počet dní nebo bez omezení), odděleně pro prohlížeč a terminál. Každá změna se zaznamená i s důvodem. Pokud časy změní administrátoři nebo HR manažeři, může být zaměstnanec navíc informován e-mailem.

Question 33

Mohu uzamknout již zúčtované měsíce proti změnám?

Accepted Answer

Ano, pomocí funkce „Uzavřeno do“ (Festgeschrieben bis). Do tohoto data včetně už nikdo nemůže záznamy docházky zakládat, měnit ani mazat, ani administrátoři a HR manažeři; probíhající záznam docházky to neovlivní. Uloží se a zobrazí, kdo a kdy uzávěrku provedl.

Question 34

Co když někdo zapomene zaznamenat odchod?

Accepted Answer

vivotempo upozorní, pokud pracovní doba běží déle než 14 hodin nebo přestávka déle než 8 hodin, a po nastavitelné době (výchozí 18 hodin) ji automaticky ukončí, s oznámením zaměstnanci i administrátorům a HR manažerům. Volitelně vivotempo každé pondělí připomene dny předchozího týdne bez záznamu.

Question 35

Kontroluje vivotempo dodržování předpisů o pracovní době?

Accepted Answer

Pokud to zapnete, pro každou zemi výkonu práce a každé pravidlo zvlášť: povinné přestávky, maximální denní pracovní doba, odpočinek mezi pracovními dny, upozornění při překročení týdenní pracovní doby a v Německu označení práce v neděli. Limitní hodnoty jsou uložené pro každou zemi. Ve výchozím nastavení není aktivní žádná kontrola.

Question 36

Jak se časy dostanou do mzdové účtárny?

Accepted Answer

Export pro mzdy obsahuje za jeden měsíc všechny zaměstnance s pracovním dnem, osobním číslem, začátkem, koncem, přestávkami, hrubým a čistým časem (i v desetinném tvaru), hodinami s příplatky, nepřítomnostmi a zdravotními bonusy schválenými k výplatě včetně mzdové složky. Volitelně se odesílá e-mailem přímo určeným příjemcům. Kromě toho jsou k dispozici reporty za den, týden, měsíc, rok nebo libovolné období, jako PDF s grafem průběhu dne nebo jako tabulka (Excel, LibreOffice Calc, CSV, JSON).

Question 37

Co je docházkový terminál vivotempo?

Accepted Answer

Tablet nebo obrazovka ve firmě, kde zaměstnanci bez vlastního zařízení zaznamenávají příchod a odchod. Založíte libovolný počet terminálů; každý dostane vlastní adresu s QR kódem a lze ho nainstalovat jako aplikaci, která se spouští na celou obrazovku.

Question 38

Jak se zaměstnanci na terminálu přihlašují?

Accepted Answer

Lze zvolit pro každý terminál zvlášť, i v kombinaci a ve vlastním pořadí: rozpoznávání obličeje, PIN (4 až 6 číslic), QR kód, NFC karta nebo Bluetooth. Bluetooth funguje jen společně s PINem dané osoby: chytrý telefon osobu navrhne, záznam proběhne až po zadání jejího PINu. Alternativně si zaměstnanci vyberou své jméno ze seznamu. Obličej, NFC kartu, QR kód a Bluetooth si zaměstnanci zaregistrují sami přímo na terminálu.

Question 39

Co terminál zobrazí po přihlášení?

Accepted Answer

Stav s aktuálním časem, průběh dne s přestávkami (i přes půlnoc), základní pracovní dobu nebo časové okno pro příchod, dnes odpracovanou dobu a nadcházející odpočet povinné přestávky. Dále vlastní dovolenou, nejbližší svátek v následujících 14 dnech a upozornění jako „Zapomněli jste zaznamenat odchod?“ (Ausstempeln vergessen?).

Question 40

Lze časy opravit na terminálu?

Accepted Answer

Ano, pokud je to zaměstnanci povoleno, v rámci nastaveného období a s uvedením důvodu.

Question 41

Co vidí ostatní v seznamu jmen?

Accepted Answer

Zda se v seznamu zobrazuje stav práce nebo přestávky, určíte pro každý terminál (výchozí: vypnuto). Zobrazení dovolené nastavíte pro každého zaměstnance: 30 dní předem, jen během dovolené, nebo vůbec ne. Jednotlivé zaměstnance lze ze seznamu terminálu skrýt, aniž by přišli o možnost zaznamenávat docházku kartou nebo obličejem.

Question 42

Jak lze terminál přizpůsobit?

Accepted Answer

Pro každý terminál lze nastavit: prezentaci na pozadí s až 50 obrázky nebo videi noční ztlumení s vlastními časy a jasem pro pracovní dny a víkend zvukové signály přestávek v pevně daných časech, ze šablon nebo jako vlastní zvukový soubor osobní obrázky, videa nebo zvuky pro jednotlivé zaměstnance při záznamu příchodu a odchodu vlastní jazyk, časové pásmo a údaj o umístění

Question 43

Co se stane při výpadku internetu?

Accepted Answer

Terminál záznamy dočasně uloží a doplní je, jakmile se připojení obnoví (až 24 hodin). Po aktualizacích se sám znovu načte. Diagnostické zobrazení ukazuje verzi, odchylku hodin, frontu a poslední synchronizaci.

Question 44

Jak zaměstnanec nahlásí nemoc?

Accepted Answer

V části „Nahlásit nemoc“ (Krank melden): na jeden den, na více dní nebo bez určení konce (až do odvolání), s poznámkou (bez diagnóz) a zaškrtávacím políčkem pro elektronickou neschopenku. Potvrzení lze nahrát jako PDF nebo fotografii. Tlačítkem „Nahlásit uzdravení“ (Gesund melden) se otevřené hlášení nemoci ukončí. Administrátoři a HR manažeři mohou hlášení nemoci zadat i za zaměstnance.

Question 45

Jaká pravidla lze nastavit?

Accepted Answer

V nastavení (Einstellungen) v části hlášení nemoci (Krankmeldung): jak daleko zpětně lze nemoc nahlásit (výchozí 14 dní) lhůtu pro předložení dokladu s připomínkou (výchozí 3 dny) vrácení dovolené při nemoci během dovolené: podle země výkonu práce, vždy nebo nikdy, s minimální délkou jak dlouho se potvrzení uchovávají (výchozí 3 roky po konci roku, poté automatické smazání) zobrazení nemoci v týmovém kalendáři neutrálně jako „Nepřítomnost“ (Abwesend) koho upozornit: administrátory, HR manažery, navíc e-mailem

Question 46

Jak jsou chráněny údaje o zdraví?

Accepted Answer

Diagnózy do vivotempo nepatří; formulář na to upozorňuje. V týmovém kalendáři se nemoc může zobrazovat neutrálně. Potvrzení vidí jen samotný zaměstnanec, administrátoři a HR manažeři; nahrání, zobrazení a smazání se zaznamenávají v auditním protokolu a po uplynutí lhůty se potvrzení automaticky smažou.

Question 47

Existují vyhodnocení dnů nemoci?

Accepted Answer

Ano: hlášení a dny nemoci podle zaměstnanců a měsíců, míra nemocnosti a Bradfordův faktor (počet případů nemoci na druhou krát počet dnů nemoci, za rok nebo klouzavě za 12 měsíců), včetně srovnání s předchozím rokem a exportu. Filtry ukazují aktuálně nemocné, otevřená hlášení nemoci a hlášení bez dokladu.

Question 48

Co je zdravotní bonus?

Accepted Answer

Dobrovolný bonus, který zaměstnancům přislíbíte, pokud budou mít během 12 měsíců málo dnů nemoci. Pro každého zaměstnance stanovíte maximální částku a limit dnů nemoci. Administrátor funkci zapne v nastavení (Einstellungen); spravovat ji mohou administrátoři a oprávnění HR manažeři.

Question 49

Jak se bonus počítá?

Accepted Answer

Lineárně a s přesností na centy: maximální částka krát (limit minus dny nemoci) děleno limitem. Příklad při 1 000 € a limitu 10 dnů: bez dne nemoci 1 000 €, jeden den 900 €, pět dnů 500 €, od deseti dnů žádný bonus. Počítají se dny nemoci připadající na pracovní dny; svátky a dovolená se nepočítají, půldny se počítají napůl.

Question 50

Jak se zohledňuje zkrácený úvazek?

Accepted Answer

Poměrně: částka se řídí týdenním počtem hodin v poměru k plnému úvazku, limit počtem pracovních dnů v týdnu. Pokud se někomu během období změní rozsah úvazku, vivotempo počítá časově poměrně; historie se zaznamenává automaticky a lze ji opravit. Zaměstnanci vidí svůj podíl ve vlastním zobrazení.

Question 51

Na jaké období platí příslib bonusu?

Accepted Answer

Průběžně od zvoleného data, nebo na pevně vymezené období s datem začátku a konce. Referenčním obdobím je vždy 12 měsíců od začátku; je-li poslední období kratší, platí částka a limit poměrně, stejně jako při nástupu během období. Při odchodu před rozhodným dnem bonus podle nastavení propadá, nebo platí poměrně.

Question 52

Počítají se všechna hlášení nemoci?

Accepted Answer

Jednotlivá hlášení nemoci lze vyjmout, vždy s důvodem: pracovní úraz, v souvislosti s těhotenstvím nebo jiný důvod. Volitelně delší neplacené volno, například rodičovská dovolená, poměrně krátí částku i limit, a to od nastavitelné minimální délky.

Question 53

Jak probíhá výplata?

Accepted Answer

K rozhodnému dni se období vyhodnotí a poté se schválí k výplatě v určitém zúčtovacím měsíci, jednotlivě nebo pro více zaměstnanců najednou. Schválené částky se zobrazí v exportu pro mzdy, volitelně s číslem mzdové složky. Vyhodnocená období lze znovu otevřít jen s odůvodněním; pokud se poté změní hlášení nemoci, vivotempo upozorní na nutnost přepočtu. Připomínky přicházejí 14 dní před rozhodným dnem a v rozhodný den. Roční vyhodnocení ukazuje součty podle oddělení.

Question 54

Je takový bonus právně přípustný?

Accepted Answer

To záleží na zemi a na konkrétním nastavení, například na limitech krácení a na spolurozhodování rady zaměstnanců. Pracovněprávní posouzení je na firmě; vivotempo pouze provádí výpočet.

Question 55

Jaké role existují?

Accepted Answer

Zaměstnanec, HR manažer a administrátor. Zaměstnanci spravují své vlastní žádosti, časy a hlášení nemoci. HR manažeři rozhodují o dovolené a spravují zaměstnance, svátky a nastavení. Administrátoři mají všechna oprávnění a jako jediní mohou přidělit roli administrátora.

Question 56

Jak z někoho udělám HR manažera?

Accepted Answer

Při zakládání nového zaměstnance zvolte roli „HR manažer“ (HR-Manager), nebo u stávajícího zaměstnance změňte roli a uložte.

Question 57

Jaká další oprávnění může HR manažer získat?

Accepted Answer

Administrátor tato oprávnění uděluje jednotlivě v nastavení (Einstellungen): Resetovat heslo Zablokovat a odblokovat uživatele Resetovat dvoufázové ověření Nastavit zaměstnancům PIN pro terminál Ručně zadat a odebrat dovolenou Spravovat zdravotní bonusy Upravit povinné přestávky pro jednotlivé zaměstnance Stanovit lhůtu uchování záznamů docházky

Question 58

Jaká oznámení existují?

Accepted Answer

V aplikaci přes ikonu zvonku, volitelně navíc e-mailem na vlastní adresu: nové, schválené a zamítnuté žádosti, hlášení nemoci a chybějící doklady, připsané dny dovolené, propadající zbývající dovolená, nevyřízené uzavření roku, chybějící nebo neobvykle dlouhé záznamy docházky, zdravotní bonus a další.

Question 59

Kdo dostane e-mail o nových žádostech o dovolenou?

Accepted Answer

Určíte, zda e-mail dostanou administrátoři, HR manažeři, nebo obě skupiny. Jednotliví příjemci se mohou ve svém profilu z odběru odhlásit. Přehled v nastavení (Einstellungen) ukazuje, kdo dostává e-maily na jakou adresu.

Question 60

Mohou administrátoři vidět, kdo právě pracuje?

Accepted Answer

Ano, v přehledu pracovní doby (Arbeitszeit > Übersicht) jako dlaždice nebo seznam. Volitelně se pro jednotlivé zaměstnance zobrazuje krátké živé oznámení při příchodu, odchodu a přestávce.

Question 61

Co se zaznamenává v auditním protokolu?

Accepted Answer

Auditní protokol (Logbuch) zaznamenává všechny důležité události s časem, osobou, která akci provedla, a dotčenou osobou: žádosti a rozhodnutí, ruční záznamy, změny údajů zaměstnanců a nastavení, připomínky, uzavření roku a propadnutí, uzávěrky, mazání, hlášení nemoci a potvrzení a také zdravotní bonus. Lze filtrovat podle akce a osoby; po 24 měsících se záznamy archivují.

Question 62

Jak zabezpečím přihlášení?

Accepted Answer

Dvoufázovým ověřením, které si každý uživatel zvolí sám: kód e-mailem, potvrzovací odkaz e-mailem, zpráva přes Threema nebo přístupový klíč, tzv. passkey (otisk prstu, rozpoznání obličeje nebo PIN zařízení, i na více zařízeních). Po pěti neúspěšných pokusech se účet zablokuje; administrátoři a oprávnění HR manažeři ho mohou odblokovat nebo dvoufázové ověření resetovat.

Question 63

Jak dlouho se data uchovávají?

Accepted Answer

Záznamy docházky se ve výchozím nastavení uchovávají trvale. Můžete nastavit, aby se po 2 až 30 letech automaticky smazaly (u zaměstnanců se zemí výkonu práce v EU), vždy za celé kalendářní roky, k prvnímu dni měsíce a se záznamem v auditním protokolu. Potvrzení k hlášení nemoci se mažou po nastavené lhůtě a auditní protokol se po 24 měsících archivuje.

Question 64

Kolik vivotempo stojí?

Accepted Answer

Účtuje se za uživatele, podle volby měsíčně, pololetně, ročně nebo na dva roky, v měně vaší země; delší období jsou výhodnější. Aktuální ceny najdete v ceníku a první dva měsíce jsou zdarma.

Časté dotazy

První kroky a nastavení